Agent administratif, agente administrative classe1 - volet secrétariat

Job Description

Nous croyons en la valeur inestimable de chacun et chacune d'entre nous. Nous savons qu'ensemble, nous pouvons tous et toutes changer les choses.

Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal est l'un des plus grands établissements de santé au Québec.

Avec plus de installations et points de service dans les arrondissements Plateau-Mont-Royal, Ville-Marie, Sud-Ouest et Verdun, ses équipes desservent Montréalaises et Montréalais.

Au cœur du centre-ville de Montréal, le CIUSSS du Centre-Sud se distingue par ses expertises uniques en santé urbaine et en innovation sociale.

Avec ses désignations universitaires, il se positionne également comme l'un des acteurs clés en recherche sociale au Québec.

10 missions. 10 façons de grandir ensemble.Lieu de travail : 66, rue Ste-Catherine EstSOMMAIRE DES RESPONSABILITÉSSous l'autorité hiérarchique de la cheffe de service du Centre de recherche de Montréal sur les inégalités sociales, les discriminations et les pratiques alternatives de citoyenneté (CREMIS) , la personne titulaire a le mandat principal d'assister la cheffe de service, le directeur scientifique et les membres de l'équipe dans toutes les tâches administratives reliées au secteur de la recherche et du transfert de connaissances.

Elle assure notamment l'accueil, la réception des appels, la gestion de l'agenda, la correspondance et la gestion de la documentation du Centre.

Elle voit à l'organisation matérielle du service. Elle produit divers documents pour le service. Elle est responsable du système de classement du service.

Elle participe à l'organisation et à la préparation logistique d'activités et d'événements. Elle corrige et rédige des documents de façon logique et structurée et tient un rôle pivot pour toutes les demandes relatives à l'utilisation du français dans le service.

Travaillant pour un centre affilié universitaire, elle doit accompagner les nouveaux employés et les stagiaires dans leur apprentissage et participer à des activités liées à la désignation universitaire.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉSVolet A. Volet soutien à la cheffe de service du Centre, à la direction scientifique, et à la coordonnatrice de recherche (60 %)Assure un soutien à la cheffe de service du Centre, au directeur scientifique, et à la coordonnatrice de recherche en effectuant les tâches cléricales ou administratives liées à la gestion de l'agenda et des courriels de la cheffe de service du Centre, la gestion de la documentation, les correspondances et soutien à la réalisation de certains travaux.

• Effectue les tâches en lien avec la tenue de l'agenda ainsi que l'organisation des rencontres de la cheffe de service, du directeur scientifique et de la coordonnatrice de recherche (convocation, réservation de salles, réservation de visio-conférences, prise de notes, procès-verbaux);
• Guide la cheffe de service, la direction scientifique, et la coordonnatrice de recherche dans ses liaisons avec le personnel de la direction (DEUR) et des autres directions du CIUSSS;
• Assure le soutien clérical à la mission universitaire du Centre;Guide les employés du service vers les personnes et ressources à leur disposition sur des questions de nature administrative (RH, finances);
• Assure la reproduction des documents dans les délais requis;Reçoit, dépouille et distribue le courrier quotidiennement;Rédige la correspondance de routine et en dispose selon la procédure établie;
• S'occupe de l'inventaire et voit aux commandes du matériel;Vérifie et enregistre les factures en vue de leur paiement, effectue les demandes de paiement et le suivi des remboursements;
• S'assure de faire compléter et rassembler les feuilles de temps pour les membres du centre de recherche afin de les faire approuver;
• Informe sans délai son supérieur immédiat des situations problématiques, des cas litigieux, des manquements, des plaintes reçues et tout incident ou accident;
• Coordonne et assure la diffusion de l'information nécessaire au bon fonctionnement de l'équipe, rédige à cet effet des notes de service à l'intention du personnel;
• Reçoit et donne suite aux demandes provenant de l'extérieur, notamment en les acheminant aux professionnels concernés et en maintenant à jour les dossiers pertinents;
• Accueille le nouveau personnel, les étudiants et les stagiaires, voit à l'installation, répond à leurs questions et les dirige vers les bonnes ressources;
• Assure le suivi des appels téléphoniques qu'elle reçoit;Classe les documents et les dossiers de son secteur selon la procédure établie et l'arborescence convenue;
• En collaboration avec les autres agentes administratives, tiens à jour les listes de distribution, de téléphone et documents et banques de ressources utiles au fonctionnement de l'équipe;
• Prépare le calendrier d'activités du Centre pour l'année et en assure la mise à jour au besoin;Planifie la production des travaux de secrétariat selon les priorités et les délais établis;
• Assiste son supérieur dans l'application de politiques et procédures administratives en place;Organise la logistique des déplacements et rendez-vous de la direction scientifique lorsque nécessaire;

Coordonne les activités d'aménagement physique du service et voit à fournir au personnel les équipements nécessaires;Voit au bon fonctionnement des équipements (photocopieur, télécopieur, ordinateurs portables, etc.

Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction de dossiers;

Accomplit toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.Volet B. Volet soutien aux membres du service - Centre de recherche (40 %)Effectue la saisie de données dans différents registres et outils (Excel, Survey, Monkey, Mailchimp, Wordpress, etc.

en lien avec le suivi des travaux de l'équipe;Sous la supervision de la coordonnatrice de la recherche, participe à la mise à jour les sites intranet et Web du CREMIS ou de la Mission universitaire de la DEUR du CCSMTL;

Offre un soutien à la coordonnatrice de recherche dans la production des différents bilans (DEUR, CREMIS, FRQSC, etc.)Assure la révision linguistique des textes élaborés par les professionnels de l'équipe : lettres, tableaux, rapports, présentations, invitations, conférences, plans d'action, protocoles, comptes rendus, articles, affiches, etc.

Effectue la mise en page des documents en respectant les normes graphiques des communications de l'organisation;Complète les requêtes matérielles ou informatiques des employés et en assure le suivi;

Offre un soutien logistique à l'équipe Enseignement, UETMI et diffusion des connaissances (DA-DEUR) pour l'organisation des activités de formation et de transfert des connaissances (préparation des locaux et du matériel, accueil, inscription, etc.

Assurer la diffusion et la distribution de la Revue du CREMIS;Fournit aux agentes administratives et aux professionnels de l'équipe une expertise-conseil sur les fonctionnalités de la suite Office et de Microsoft Outlook;

S'assure que les événements (ex. : pour souligner un départ ou autre) soient bien planifiés et s'occupe de la logistique (réservation salle, préparation café, prise de présences, suivi de participation, etc.

FORMATION ACADÉMIQUE EXIGÉEDoit détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) ou un DES-métier en secrétariat SANS expérience requise;

OUDoit détenir une DES ou une équivalence reconnue par le MEQ AVEC 1 an d'expérience comme secrétaire.DOIT RÉUSSIR LES TESTSFrançais niveau débutant, Word niveau débutant, Français - Correction de texte et l'entrevue de sélection.

CONDITIONS ET AVANTAGES4 semaines de vacances par année9,6 jours de congé de maladie rémunérésRetraiteAssurancesEtcREMARQUES Tout diplôme obtenu à l'étranger doit avoir fait l'objet d'une Évaluation comparative des études effectuées hors du Québec auprès du ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration.

Prière d'inscrire le résultat de l'évaluation dans votre CV, sans quoi votre candidature pourrait ne pas être considérée.

Notez que, conformément à la loi canadienne sur l'immigration, pour être autorisé vous devez détenir un permis de travail valide, être immigrant reçu, résident permanent ou citoyen canadien) Seules les personnes dont la candidature a été retenue seront convoquées en entrevue.