Spécialiste en procédés administratifs - Services Corporatifs (P-2324-1441)

DESCRIPTION

Personne qui analyse les besoins, conçoit et applique des techniques professionnelles dans le domaine des méthodes et systèmes administratifs, afin d'améliorer la prestation de services.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES

Sous l'autorité du directeur des services généraux, l'APS Alfresco -Records Management est responsable de la gestion des dossiers électroniques et papier au CBHSSJB.

En collaboration avec les parties prenantes de l'organisation, l'APS Alfresco -Records Management contribuera à l'élaboration, à la mise en œuvre et au maintien des politiques et procédures de gestion de l'information du CBHSSJB, conformément à tous les cadres juridiques et réglementaires pertinents.

L'APS Alfresco -Records Management sera responsable de la gestion des principales collections de contenu au CBHSSJB (à l'exclusion des archives médicales), en veillant à ce que le contenu soit géré conformément aux exigences légales et réglementaires et soit organisé de manière à répondre aux besoins des utilisateurs en matière de recherche d'informations.

L'APS Alfresco -Records Management sera le super utilisateur des outils de gestion des documents et des fichiers et soutiendra et formera les utilisateurs à ces outils.

Il veillera à ce que les outils continuent à répondre aux besoins des utilisateurs et de l'entreprise au CBHSSJB.

Gouvernance de la gestion de l'information

• Évaluer l'état actuel des politiques, procédures et pratiques de gestion de l'information et formuler des recommandations fondées sur les meilleures pratiques et les lois et normes pertinentes ;
• Travailler avec diverses parties prenantes pour réviser et mettre à jour les politiques et procédures de gouvernance de l'information, ainsi que les systèmes de classification ;
• Créer et mettre en œuvre un plan de classification et un calendrier de conservation ;
• Appliquer les lois et les normes pertinentes à la gestion des collections d'informations ;
• Participer à la définition de stratégies de gestion du changement afin de soutenir la mise en œuvre des politiques, procédures et pratiques de gouvernance de l'information.

Gestion quotidienne de l'information

• Gérer les collections de documents et de fichiers, y compris le classement, le nommage, la catégorisation, l'archivage et l'élimination des fichiers sur la base des politiques et procédures de gestion de l'information ;
• Effectuer des audits périodiques des collections pour s'assurer qu'elles respectent toutes les politiques et procédures de gestion de l'information ;
• Collaborer avec les gestionnaires d'autres outils de gestion de l'information afin de garantir l'efficacité des processus et d'obtenir de bons résultats pour l'organisation.

Gestion des outils de gestion des documents et des fichiers

• Exploiter des systèmes de gestion de documents et de fichiers (y compris Dillitrust, Alfresco, les bibliothèques de documents SharePoint, et les partages de fichiers en réseau) ;
• Agir en tant que super-utilisateur pour les systèmes de gestion de documents et de fichiers ;
• Assurer la formation et l'assistance des utilisateurs ;
• Travailler avec les services informatiques et d'autres parties prenantes pour s'assurer que les systèmes de gestion des documents et des fichiers répondent aux besoins des utilisateurs et aux cadres juridiques et réglementaires et aux meilleures pratiques en matière de gestion de l'information ;
• Travailler à l'amélioration continue de l'expérience utilisateur des systèmes de gestion des documents et des dossiers.

Assurer la communication et la formation sur les politiques, les procédures et les outils de gestion de l'information :

• S'assurer de l'adhésion de l'ensemble de l'organisation ;
• Élaborer et dispenser une formation pour soutenir l'adoption initiale et l'orientation des nouveaux employés ;
• Élaborer des stratégies de communication pour tenir l'organisation informée des changements.

Formation :

• Certificat en gestion de l'information numérique, en études archivistiques ou dans une discipline pertinente ;
• Baccalauréat en Administration, Sciences de la bibliothèque, Études de l'information, Gestion des connaissances ou toute autre discipline académique appropriée;
• Membre de l'Association des Archivistes du Québec (AAQ) est un atout.

Expérience :

• Un minimum de 3 ans d'expérience en gestion de l'information ou dans un domaine connexe.
• Une expérience de travail dans un organisme public est un atout.
• Une expérience dans le réseau de la santé du Québec est un atout.

À défaut de candidat répondant aux exigences mentionnées ci-dessus, un candidat détenant un diplôme collégial dans une discipline pertinente telle que l'administration, les sciences humaines ou les sciences sociales, ou toute autre discipline pertinente possédant cinq (5) années d'expérience appropriée pourra être considéré.

Connaissances et aptitudes :

• Fournir de la formation et du soutien aux utilisateurs.
• Connaissance et expérience de travail avec une variété de systèmes de gestion de la documentation.
• Connaissance des outils de la suite MS Office 365 ;
• Connaissance des lois et règlements régissant la gestion documentaire dans le secteur public ;
• Autonome, flexible et orienté vers les détails ;
• Solides compétences en matière d'organisation et d'analyse ;
• Excellentes compétences interpersonnelles et de travail en équipe ;
• Solides compétences en communication écrite et orale (en français et en anglais).

Langue :

• Maîtrise de l'anglais et du français ;
• La maîtrise de la langue crie est un atout.

Renseignements supplémentaires :

• Personne prête à voyager régulièrement.
Il y a 1 heure