Coordonnateur·trice administratif·tive

Agence média indépendante en pleine croissance, Glassroom met l’accent sur des relations transparentes annonceur-agence, le développement professionnel de ses experts, et l'amélioration en continu.

Dans ce laboratoire, on cherche à transformer les stratégies médias brillantes en résultats d’affaires inspirants.

Nous croyons en la force de la collectivité. Ce sont les humains curieux, ambitieux et autonomes qui nous permettent d’offrir un service unique à nos clients.

Nous sommes fières de dire que l’intelligence humaine et le travail en équipe sont les principaux carburants de notre agence.

Glassroom fait partie d’Humanise ( https : / / humanise.world / fr / ), un collectif de huit entreprises indépendantes, mais complémentaires qui partagent une conviction : les consommateurs sont d’abord et avant tout des personnes.

Chez Glassroom et Humanise, l’humain est au centre de tout. Notre philosophie B4H, Business for Humans, donne vie à notre culture en la rendant vivante et vibrante.

Tâches et responsabilités

Assurer un support administratif à l’équipe des investissements média (achat média) :

• Saisie et mise à jour des contrats fournisseurs;
• Rapport de contrôle budgétaire;
• Réconciliation de la facturation fournisseur;
• Préparation des instructions de diffusions du matériel publicitaire pour les fournisseurs;
• Ouverture de projet dans le système informatique comptable.

Exigences

• Études dans un domaine pertinent (Administration, bureautique, etc.);
• Connaissance Excel : niveau intermédiaire;
• Bilinguisme français(avancé) anglais (intermédiaire).

Compétences

• Sens de l’organisation et gestion efficace des priorités;
• Facilité à apprendre et utiliser des systèmes informatiques;
• Minutie;
• Capacité à travailler en équipe;
• Capacité à faire preuve de jugement;
• Bonne gestion du stress;
• À l’aise avec le travail répétitif;
• Autonomie;
• Esprit collaboratif.

Avantages

• Travail hybride : 3 jours au bureau et 2 en télétravail;
• Vacances : 2 semaines annuelles de base + fermeture de l’agence pendant le temps des fêtes + 4 jours fériés doublés + 3 congés mobiles ;
• Régime d’assurances collectives : vie, médicaments sur ordonnance, voyage, frais dentaires, services paramédicaux, et plus (*3 options de couverture disponibles);
• Loisirs : $250 par année pour remboursement d’activités physiques ou achat d’équipement pour la mise en forme à la maison;
• Rabais transport collectif : Rabais Bixi et Opus.

Joignez-vous à notre équipe d’experts. Bienvenue chez Glassroom!

Administrative coordinator

A growing independent media agency, Glassroom emphasizes transparent advertiser-agency relationships, professional development of its experts, and continuous improvement.

In this lab, we seek to turn brilliant media strategies into inspiring business results.

We believe in the strength of the community. It is the curious, ambitious and autonomous humans who allow us to offer a unique service to our customers.

We are proud to say that human intelligence and teamwork are what fuels our agency.

Glassroom is part of Humanise ( https : / / humanise.world / ), a collective of nine independent, yet complementary companies who share a belief : Consumers are people, first and foremost.

At Glassroom and Humanise, people are at the center of everything. Our philosophy B4H, Business for Humans, brings our culture to life by making it alive and vibrant.

Tasks and Responsibilities

Provide administrative support to the activation team (media buying) :

• Preparation of quotes;
• Monitoring of investments (entering and updating supplier contracts, budget control report, reconciliation of supplier invoicing);
• Preparation of instructions for distributing advertising material for suppliers;
• Project opening in the accounting computer system.

Requirements

• Studies in a relevant field (ex. : Office Administration);
• Knowledge of Excel : intermediate level;
• Bilingualism French (advanced) - English (intermediate).

Skills

• Sense of organization and effective management of priorities;
• Ease of learning and using computer systems;
• Thoroughness;
• The ability to work in a team;
• Ability to exercise judgment;
• Good stress management;
• Comfortable with repetitive work;
• Autonomy;
• Collaborative spirit.

Benefits

• Hybrid work : 3 days in the office and 2 days remote;
• Vacation : 2 weeks of annual base vacation + office closure during the holiday season + 4 additional paid holidays + 3 personal days;
• Group insurance plan : life, prescription drugs, travel, dental, paramedical services, and more (*3 coverage options available);
• Wellness : $250 per year for reimbursement of physical activities or purchase of home fitness equipment;
• Public transit discounts : Discounts for Bixi and Opus.

Join our team of experts. Welcome to Glassroom!