Rôle dans l’organisation
La personne titulaire du poste exerce un rôle-conseil dans les activités propres à la gestion de l’information et collabore à la mise en œuvre de divers projets.
Elle participe au suivi du développement, de l’implantation, du déploiement et de l’évolution des systèmes de gestion de l’information, et ce, pour l’ensemble de l’Ordre.
Principales responsabilités / activités
- Assure un rôle-conseil dans les activités propres à la gestion de l’information.
- Accompagne les différentes vice-présidences et participe à la mise en œuvre de divers projets reliés à la gestion de l’information, incluant les étapes de recherche, d’analyse, de communication, d’implantation et de contrôle de la qualité;
- Participe à l’élaboration des exigences fonctionnelles ainsi qu’au paramétrage des outils informatiques nécessaires à la gestion de l’information;
- Participe au suivi du développement, de l’implantation, du déploiement et de l’évolution des systèmes de gestion de l’information, et ce, pour l’ensemble de l’Ordre.
- Configure et administre des sites SharePoint;
- Anime des sessions de formation pour les utilisateurs(-trices) tout en vulgarisant l’information afin d’assurer une utilisation optimale de SharePoint et de l’écosystème de Microsoft 365;
- Coordonne la migration des documents vers les nouveaux systèmes, conseille les équipes et s’assure du respect du calendrier de conservation;
- Rédige la documentation technique de la direction ainsi que les documents de support, les politiques et procédures destinées aux utilisateurs(-trices).
- Alimente la Communauté de pratique avec les bonnes pratiques et les nouveautés;
- Assure la saine gestion des archives de l’Ordre et veille à la communication, à l’application ainsi qu’à la mise à jour des règles et procédures liées;
- Développe des outils et des méthodes de travail reliés à son domaine d’activités, notamment des plans de classification, des calendriers de conservation et des indicateurs de performance;
- Maintient à jour ses connaissances et compétences et effectue une vigie de son domaine d’activités sur une base régulière, notamment sur les tendances actuelles en matière de gestion de l’information ainsi que sur les innovations technologiques;
- Effectue toute autre tâche requise dans le cadre de ses fonctions.
Qualifications
Formation et expérience
Baccalauréat en gestion des documents et archives ou dans un domaine connexe;
2 à 4 ans d’expérience dans un poste comportant des fonctions et responsabilités similaires
Une combinaison de formation dans ce domaine et d’années d’expérience pertinentes pourrait également être considérée.
Champs d'expertise
- Gestion de l’information
- Formation
- Communications
Connaissance des outils
- Microsoft 365
- SharePoint
- Suite Office
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