Job Description
L' Assistant(e) administratif(ve) aux affaires médicales est responsable d'assurer une coordination administrative, tactique et stratégique complète et de gérer le bureau pour soutenir l'équipe des affaires médicales et de la recherche sur les résultats.
Responsabilités
Soutenir le département avec professionnalisme et flexibilité.
Travailler en collaboration avec le personnel pour s'assurer que les projets respectent les délais.
Saisir l'information nécessaire à la gestion du budget du département.
Soutenir la création et la clôture d'événements selon les processus de l'entreprise et en alignement avec le Bureau des événements.
Soutenir le processus de parrainage des affaires médicales et de subventions pour l'éducation médicale indépendante.
Soutenir la création des fournisseurs et le processus de paiement, y compris la préparation des bons de commande et les processus de paiement.
Gestion des calendriers, y compris la gestion quotidienne et à long terme des réunions, des projets et des priorités.
Organiser les réunions, les déplacements et la logistique, en priorisant les réunions et communiquer tous les détails pertinents aux participants.
Soutenir les activités de renforcement d'équipe du département.
Planifier les entrevues et faciliter la logistique liée à l’intégration et au départ des employé(e)s et mettre à jour les listes de distribution.
Équilibrer les priorités conflictuelles afin de gérer le flux de travail, d'assurer l'achèvement des projets essentiels et de respecter les délais critiques.
Travailler avec l'équipe de direction pour recueillir et assembler l'information et la préparation des diapositives pour les présentations, les projets et la planification stratégique.
Coordonner les communications, les traductions et les vacances au sein du département.
Développer les compétences et les réseaux d'autres collègues administratifs par la coordination et l'accès à des experts en la matière (p.
ex., technologie de l'information, sécurité) et des formations.
Études, expérience et compétences requises
Capacité à coordonner et à effectuer plusieurs tâches tout en comprenant les principes du projet et les compétences techniques liées à ses propres tâches.
Fonctionne efficacement sans supervision ou orientation constante et directe.
Produire et accomplir divers travaux nécessitant une capacité d'analyse avancée, un jugement indépendant, de la créativité et des compétences en résolution de problèmes.
Les compétences en communication doivent être à un niveau permettant d'interagir efficacement avec les dirigeants de l'ORD et les clients internes / externes pour maintenir le flux de travail.
Attention aux détails; haut niveau de confidentialité; compétences en leadership; capacité de faire preuve d'initiative, de souplesse et de tact.
Gérer plusieurs tâches et des projets de haut niveau tout en gérant simultanément les opérations quotidiennes du bureau.
Capacité à s'intégrer efficacement et rapidement avec les autres membres du personnel.
Capacité à s'adapter à des situations constantes ou changeantes et à gérer les relations avec les autres.
Diplôme d'études collégiales ou universitaires en administration de bureau ou d'autres programmes d'études considérés comme permettant.
d'acquérir les connaissances et les compétences nécessaires.
Bilinguisme (français et anglais) obligatoire.
Maîtrise de toutes les applications MS Office, y compris Word, Excel et PowerPoint.
Connaissance de TEAMS, de VEEVA et de SAP, un atout.
Organisation et gestion du temps.
Gestion de projet.
Expérience dans des postes similaires (préférence).
Secondary Job Description
The Medical Affairs Assistant is responsible for providing comprehensive administrative, tactical, and strategic coordination and office management to support the Medical Affairs and Outcomes Research team.
Responsibilities
Supporting the department with professionalism and flexibility.
Working collaborative with staff to assure projects meet deadlines.
Capturing necessary information for departmental budget management.
Supporting events creation and closing according to the company processes and in alignment with Events Bureau.
Supporting medical affairs sponsorships and Independent Medical Education Grants process.
Supporting vendor creation and payment process, including completing purchase orders and payment processes.
Managing calendars, including day-to-day and long-term management of meetings, projects, and priorities.
Arranging meetings, travel, and logistics, including prioritizing meetings and communicating all relevant details to participants.
Supporting team building departmental activities.
Interview scheduling and assists with logistical onboarding / offboarding of employees and updates distribution lists.
Balancing conflicting priorities in order to manage workflow, ensure the completion of essential projects, and meet critical deadlines.
Work with the Leadership Team to collect and assemble information and slide preparation for presentations, projects, and strategic planning.
Coordinates departmental communications, translations, and vacation.
Build skillsets and networks of other administrative colleagues through coordination of / access to subject matter experts (e.
g., Information Technology, Security) and trainings.
Required Education, Experience and Skills
Ability to coordinate and perform multiple tasks while understanding the project principles and technical skills related to own work assignments.
Works effectively without constant and direct supervision or guidance.
Produces / completes various work assignments requiring advanced analytical ability, independent judgment, creativity and problem-solving skills.
Communication skills must be at a level to effectively interact with ORD executives and internal / external clients to maintain workflow.
Attention to detail; high level of confidentiality; leadership skills; the ability to exercise initiative, flexibility, and tact.
Managing multiple tasks and high-level projects while simultaneously managing day-to-day operations of the office.
Ability to integrate effectively and quickly with other staff members.
Ability to adjust to constant / changing situations and manage relationships with others.
Completion of a college or university degree in office administration or other educational programs considered to develop the necessary knowledge and skills.
Bilingual (French and English) mandatory.
Proficient in all MS Office applications, including Word, Excel, and PowerPoint.
Knowledge of TEAMs, VEEVA, and SAP considered an asset.
Organization and time management.
Project Management.
Experience in similar positions (preference).
Who We Are :
Organon delivers ingenious health solutions that enable people to live their best lives. We are a $6.5 billion global healthcare company focused on making a world of difference for women, their families and the communities they care for.
We have an important portfolio and are growing it by investing in the unmet needs of Women’s Health, expanding access to leading biosimilars and touching lives with a diverse and trusted portfolio of health solutions.
Our Vision is clear : A better and healthier every day for every woman.
As an equal opportunity employer, we welcome applications from candidates with a diverse background. We are committed to creating an inclusive environment for all our applicants.
Annualized Salary Range
Annualized Salary Range (Global)
Annualized Salary Range (Canada)
Please Note : Pay ranges are specific to local market and therefore vary from country to country.
Employee Status :
Temporary (Fixed Term)
Relocation : No relocation
No relocation
VISA Sponsorship :
Travel Requirements : Organon employees must be able to satisfy all applicable travel and credentialing requirements, including associated vaccination prerequisites
No Travel Required
Flexible Work Arrangements :
Flex Time
Shift :
Valid Driving License :
Hazardous Material(s) :
Number of Openings :
Généraliste RH (contrat de 14 mois et plus)
Il s’agit d’un mandat temporaire de 14 mois avec possibilité de prolongation ou de permanence à la fin du mandat, selon les besoins opérationnels. Participer à la mobilisation et à l’élaboration des processus RH ainsi qu'à l’application et au respect des valeurs de l'entreprise et des principales lo...
Conseiller RH et SST (mandat de 14 mois et plus)
Cycle complet de dotation (création et mise à jour des descriptions de poste, affichage, tri des candidatures, suivis avec les gestionnaires, premiers appels, entretiens de recrutement, etc. Participer à la mobilisation et à l’élaboration des processus RH ainsi qu'à l’application et au respect des v...
Gestionnaire de contrat
Capsol recherche un gestionnaire de contrat qui sera responsable de la révision des contrats associés aux ententes avec les clients. Envoyer des documents contractuels (ARQ, CNESST, CCQ, programme de prévention, suivi avec le contrôleur des assurances et cautions, etc). Le Gestionnaire de contrats j...
Analyste de données, temporaire 14 mois
Participer à l'extraction et l'analyse des données, à l'aide du langage code SQL, afin que celles-ci correspondent aux besoins des demandeurs. En tant qu’analyste de données, vous travaillerez en étroite collaboration avec l’analyste en intelligence d’affaires dans le développement de divers projets...
Commis Administratif.ve - Saisie de données - Secteur financier (CM)
Effectuer diverses tâches administratives : ouverture de dossiers et fiches clients, recherches internes, mise à jour des bases de données, remplacement occasionnel à la réception, etc. Répondre aux demandes variées des membres des différents départements. Horaires de travail flexibles, en mode hybr...
Adjoint (e) administratif (ve) - immobilier
Avoir le sens de la planification du travail et de la gestion des dossiers, savoir gérer des attentes en établissant des priorités. Fort souci de l’exactitude et du détail, aptitude à s’adapter aux changements, gestion de plusieurs tâches simultanées. Polyvalente, organisée, autonome, la personne au...
Développeur .net senior - contrat de 6 mois
Si vous n’avez pas peur de retrousser vos manches, de rédiger du code et d’examiner les travaux d’autres membres de l’équipe, nous aimerions vous rencontrer. NET senior : participation à l’ensemble du cycle de vie du développement de logiciels, déboguer les applications et configurer les systèmes ex...
Administrative Assistant
We are looking for a person for an administrative assistant position, for a permanent full-time position. ...
Assistant Administratif
Robert Half est la première et la plus grande firme de solutions de gestion des talents spécialisées au monde, qui met en relation des chercheurs d'emploi hautement qualifiés avec des opportunités au sein de grandes entreprises. Nous offrons des solutions de placement contractuel, temporaire et perm...
Administrative Assistant - Dollard Des Ormeaux
In addition to our deep commitment to respecting human rights, we are dedicated to positive actions to affect change to ensure everyone has full participation in the workforce free from any barriers, systemic or otherwise, especially equity-seeking groups who are usually underrepresented in Canada's...