Administrative Assistant

Description du poste

Nous sommes actuellement à la recherche d’un assistant administratif pour un poste à temps plein au sein de l’équipe Fonds et placements secondaires du service Actions de sociétés fermées.

L’adjoint administratif relèvera d’un gestionnaire, Placements et sera chargé de fournir un soutien administratif quotidien aux membres chevronnés et moins expérimentés de l’équipe Fonds et placements secondaires.

Certaines de ses principales tâches comprennent la gestion des voyages, des calendriers, des réunions, des dépenses, des événements, des présentations, de la correspondance et d’autres initiatives du service.

Exigences du poste

• Gérer les calendriers des membres de l’équipe et collaborer avec les adjoints de direction ou assistants administratifs des autres services pour coordonner la planification des réunions, au besoin.
• Aider aux réservations des salles pour les réunions internes et externes, y compris l’inscription des invités et la prise de commandes pour le service de traiteur, au besoin.
• Gérer des questions très délicates et confidentielles liées aux activités quotidiennes du service et de l’organisme.
• Participer à la planification de l’équipe, notamment des événements sociaux et ceux ayant lieu à l’extérieur : trouver les endroits, coordonner les contrats et les paiements des fournisseurs, communiquer avec le service, etc.
• Effectuer des réservations et gérer les préparatifs complexes des voyages dans le monde ainsi que les itinéraires, ou réaliser d’autres tâches de soutien aux professionnels en déplacement à l’étranger.
• S’assurer que les membres de l’équipe sont prêts pour l’ensemble des réunions et mènent à bien les mesures à prendre.
• Faire le rapprochement des dépenses réglées par carte de crédit et les entrer dans le système des comptes de frais.
• Travailler avec les services des ressources humaines et des technologies de l’information pour assurer l’intégration sans heurts des nouveaux employés.
• Collaborer étroitement avec d’autres membres de l’équipe administrative afin d’accroître l’efficacité et de fournir un soutien général au service.
• Agir à titre d’ambassadeur d’Investissements RPC et jouer un rôle clé en représentant la division des placements, tant à l’interne qu’à l’externe.

Effectuer son travail de manière professionnelle et amicale, en étant facilement accessible.

• Travailler dans le cadre d’une collaboration transversale avec d’autres équipes et services.
• Répondre aux demandes du personnel en matière de gestion des échéanciers et des livrables.

Qualifications

• De quatre à cinq ans d’expérience dans un milieu professionnel dynamique.
• Expérience en matière de soutien à différents types de professionnels et en gestion de priorités concurrentes.
• Expérience en gestion de calendriers complexes, en réservations pour des réunions et des événements à haute visibilité, en organisation de voyages et en gestion du processus de remboursement des frais.
• Connaissance pratique de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Calendrier); aptitudes et intérêt pour l’apprentissage de nouvelles applications.
• Esprit d’équipe, soif d’apprendre, capacité d’adaptation, sang-froid et professionnalisme.
• Capacité à travailler selon un horaire flexible, au besoin.
• Sens marqué du détail et de la précision, grand sens de l’organisation, capacité à établir des priorités et à travailler sur plusieurs tâches à la fois.
• Excellentes aptitudes en communication (orale et écrite) et entregent.
• Capacité de travailler dans un milieu à rendement élevé, sous pression et en respectant des échéanciers serrés.
• Amabilité et facilité à interagir avec divers types de personnes à tous les échelons en affichant un grand professionnalisme.
• Capacité éprouvée à travailler de manière autonome et à faire preuve d’efficacité dans un milieu de travail à aire ouverte et axé sur le travail d’équipe.
• Intérêt pour le secteur des placements, un atout.
• Capacité d’incarner nos principes directeurs en matière d’intégrité, de collaboration et d’excellence du rendement.

Informations complémentaires

Consultez notre page Carrières LinkedIn ou suivez-nous sur LinkedIn . #LI-MT1 #LI-Onsite

À RPC Investissements, nous tenons à promouvoir la diversité et un accès équitable aux occasions d’emploi fondé sur les capacités.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous communiquerons seulement avec ceux et celles qui seront choisis pour la suite du processus d’embauche.

Notre engagement en matière d’inclusion et de diversité :

En plus de nous employer à bâtir une équipe comptant des talents variés, nous nous assurons d’offrir un milieu inclusif et accessible à tous.

Si vous avez des besoins particuliers pour le processus de recrutement (par exemple, du matériel dans un autre format et des salles de réunion accessibles), n’hésitez pas à nous en faire part.

Nous collaborerons avec vous pour y répondre.

Avertissement :

RPC Investissements n’accepte pas les curriculum vitæ acheminés par les agences de placement, les chasseurs de têtes ou les fournisseurs de services de recrutement avec lesquels il n’a pas conclu d’entente contractuelle formelle.

Nos ententes de services de recrutement visent à répondre à des besoins précis et ne s’appliquent pas au présent avis ni aux offres d’emploi affichées sur le site Web.

Tout CV ou renseignement reçu d’un fournisseur qui n’est pas autorisé par RPC Investissements à envoyer des CV pour le présent avis ou le site Web sera considéré comme non sollicité et ne sera pas examiné.

RPC Investissements ne rémunère pas les recommandations ni les placements et ne verse pas d’honoraires lorsqu’il reçoit des CV ou des renseignements non sollicités.