Adjoint(e) à la direction - Direction des finances et gestion des infrastructures

Rôle et responsabilités

L'adjoint, adjointe à la direction - Direction des finances et gestion des infrastructures contribue à l’efficacité administrative de la direction des finances.

La personne titulaire de cet emploi prend connaissance des dossiers, prépare la documentation, organise les réunions et coordonne les suivis.

Elle est également responsable de diverses tâches administratives et organisationnelles, incluant la gestion de l’agenda, des documents, des accès, et l’organisation d’événements.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Gestion des dossiers et de la documentation

Prend connaissance des dossiers de la Direction des finances et prépare la documentation nécessaire à leur poursuite : cueillette, recherche, agencement, résumé et synthèse des renseignements, dossiers, etc.

Coordonne les suites appropriées.

• Gère les documents à signer, y compris le remplissage des formulaires, la collecte des signatures, l'envoi et l'archivage électronique sécurisé.
• Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal et procède à l'élagage et à l'archivage des dossiers semi-actifs, selon le calendrier approuvé.

Communication et gestion de l'information

Reçoit, filtre et achemine les appels téléphoniques et les courriels des services désignés; répond aux questions relevant de sa compétence.

Prépare la synthèse des questions plus complexes, rédige les projets de réponses et s’enquiert du suivi de façon à libérer son supérieur immédiat ou en l’absence de ce dernier.

Révise et édite les diverses présentations, en s'assurant de la qualité du lexique, de la grammaire, de la syntaxe et du visuel.

Gestion administrative et logistique

• Tient à jour l’agenda de son supérieur et autres cadres désignés, fixe les rendez-vous et les leur rappelle. Lorsque requis, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres et assure le suivi.
• Gère les absences dans le système HEC en ligne et assure le suivi des demandes de congés.
• Supervise la gestion des demandes de paiement, des bons de commande et des relevés des dépenses pour s'assurer que toutes les transactions financières sont traitées efficacement.
• Assure la gestion des accès de l'équipe et effectue une revue annuelle des accès pour garantir la sécurité et la conformité.

Organisation d'événements et soutien à l'équipe

• Prépare, coordonne et organise les deux activités annuelles : un lunch de reconnaissance et un déjeuner de Noël.
• Veille à l’organisation logistique et à la préparation matérielle de réunions ou d’événements; convoque les participants, prépare l’ordre du jour et les documents nécessaires.

Au besoin, assiste à ces réunions, dresse le compte-rendu et assure le suivi.

Prépare, met à jour et tient à jour le calendrier annuel (planification des congés, banque de temps, fin de mois, etc.).

Soutien technique et gestion de projets

• Assure l’accueil et l’intégration des nouvelles recrues ainsi que le processus de départ des employés quittant l'organisation.
• Vérifie et assure le suivi des budgets de la direction des finances. Tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires.
• En collaboration avec son supérieur immédiat, assume la responsabilité de certains dossiers ou projets spéciaux, tout en assurant le caractère confidentiel des informations traitées.

Varia

• Assure l’inventaire du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail. Remplit les formulaires de demande d’achat requis.
• Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer les services de son secteur de travail.

Section 3 bleue

Profil recherché

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un minimum de huit années d'expérience de travail pertinente*
• Connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
• Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite
• Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
• Habiletés dans les communications orales et écrites
• Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)
• Respect des règles d’éthique relatives à la gestion des dossiers confidentiels
• Autonomie et capacité de travailler sous pression, avec un minimum de supervision
• Habileté à travailler sur plusieurs dossiers simultanément
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Sens de l’organisation et de la planification
• Tact et diplomatie
• Disponibilité à effectuer du travail à l’extérieur de l’horaire régulier à l’occasion
• Connaissance du milieu universitaire (atout)
• Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.

Section 4 grise

Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival : 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail : mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées
• Accès à un service de télémédecine

Section 5 bleue Section 6 grise Section 7 bleue Section 8 grise