adjoint (e) administratif (ve) / Commis aux comptes fournisseurs

Construction Valard Québec, filiale du Groupe Valard, dont la société mère est Quanta Services l'un des plus grands entrepreneurs de services publics en Amérique du Nord est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) / commis aux comptes fournisseurs pour son bureau de Victoriaville.

Responsabilités administratives

• Recueillir pour votre supérieur les renseignements et documents nécessaires à l’exercice de ses fonctions ;
• Veiller à ce que les fonctions administratives assumées par la direction soient bien exécutées par les responsables concernés ;
• Traiter ou acheminer les correspondances ne relevant pas directement de votre supérieur ;
• Convoquer des réunions, y assister et rédiger le compte-rendu ;
• Assurer une communication efficace entre votre supérieur et les membres du personnel de la direction ;
• Exécuter diverses tâches administratives.

Responsabilités Comptes fournisseurs

• Assurer l’exactitude des données et des approbations appropriées avant le traitement des factures fournisseurs ;
• Vérifier la conformité des factures fournisseurs (vérification QC Inc., taxes, informations bancaires) ;
• S’assurer que les escomptes sont appliqués et optimisés selon les ententes avec les fournisseurs ;
• Répondre aux fournisseurs et maintenir de bonnes relations avec eux ;
• Effectuer le suivi avec les fournisseurs lors de règlements de litiges ;
• Comptabiliser les factures dans le système de saisie de données ;
• Analyser les états de comptes fournisseurs ;
• Effectuer un suivi des factures non reçues et les traiter rapidement ;
• Effectuer l’ouverture des comptes fournisseurs selon les méthodes en vigueur ;
• Effectuer des propositions de paiements selon les termes et critères établis par Valard lors des ouvertures de comptes fournisseurs et s’assurer qu’ils respectent les instructions ;
• Effectuer les demandes de renseignements et la vérification des informations bancaires des fournisseurs ;
• Préparer les paiements, transferts bancaires et chèques de manière ponctuelle ;
• Suivre certains dossiers spécifiques nécessitant une analyse, une codification ou un enregistrement particulier ;
• Assurer le suivi mensuel et annuel des baux pour divers projets ;
• Préparer et transmettre les données de fin de mois, ainsi que les écritures de journal, et en expliquer les résultats au supérieur immédiat ;
• Maintenir des dossiers complets et bien organisés pour les fournisseurs ;
• Former des employés pour des activités liées à leur poste.

Exigences

• Détenir un DEP en secrétariat ou un AEC ou DEC en bureautique, ou en technique de comptabilité et gestion (ou expérience pertinente équivalente) ;
• Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit ;
• Expérience minimale de 3 ans en secrétariat (ou expérience pertinente équivalente) ;
• Excellente maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint).

Profil recherché

• Bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit ;
• Bonne maîtrise de la Suite Office et de l’informatique ;
• Connaissance de la norme ISO14001 (un atout) ;
• Autonomie et sens de l’initiative ;
• Professionnalisme et rigueur dans la saisie des données ;
• Facilité d’apprentissage et efficacité ;
• Aptitudes en gestion et en résolution de problèmes ;
• Excellentes compétences en communication (orale et écrite) ;
• Bilinguisme (un atout) ;
• Maîtrise avancée d’Excel et de la Suite MS Office ;
• 3 à 5 ans d’expérience en tant qu’adjoint(e) administratif(ve).
Il y a 9 jours