Adjoint administratif / Adjointe administrative

Description du poste :

Reconnu pour son excellent service à la clientèle, son autonomie et son sens de l'organisation, l'adjoint administratif ou l'adjointe administrative aura pour tâches, les responsabilités suivantes :

• Répondre de manière professionnelle et courtoise aux demandes, et aux préoccupations des locataires ainsi qu'aux appels téléphoniques et les rediriger aux bonnes personnes le cas échéant ;
• Accueillir les locataires, compléter les dossiers administratifs (baux, formulaires, lettres, avis, etc.) ;
• S'assurer de l'efficacité et de la qualité du service à la clientèle en donnant un support aux différents intervenants (maintenance, fournisseurs de service, gestionnaire, propriétaire, équipe de location, etc.) ;
• Participer aux rencontres d'équipe ;
• Rédiger les bons de travail pour la maintenance en utilisant le système de procédure en place ;
• Rédiger des communiqués, mémos et avis aux locataires, notes d'information, procès-verbaux et tout autre document ;
• Organiser et participer aux événements spéciaux (5 à 7 avec les locataires, party de Noël, etc.) ;
• Faire la gestion et mise à jour du site internet et de la page Facebook ainsi que le classement des documents dans SharePoint ;
• Maintenir à jour les paiements de loyer, recevoir les paiements et en faire les dépôts ;
• S'assurer du bon fonctionnement des équipements de sécurités et des logiciels, des caméras, cartes d'accès, etc. ;
• Faire les suivis de tous les registres, les dossiers locataires, SharePoint et les maintenir à jour.

Compétence(s) et formation(s) requise(s) :

• Avoir de l'expérience en soutien administratif, en gestion immobilière, un atout ;
• Offrir un service à la clientèle de qualité supérieure ;
• Facilité à établir de bonnes relations avec les locataires, les autres départements de l'entreprise et les fournisseurs ;
• Être dynamique et courtois,
• Avoir une excellente gestion des priorités et faire preuve de rigueur au travail ;
• Démontrer une bonne gestion des priorités et des imprévus ;
• Avoir un excellent français parlé et écrit, anglais (un atout) ;
• Aisance avec les logiciels de la suite Office et le réseau social Facebook.

Conditions d'emploi :

Faire partie d'Ascencio, c'est collaborer avec des gestionnaires ouverts d'esprit, à l'écoute de vos idées et prêts à vous soutenir dans votre évolution professionnelle.

• Poste permanent entre 35h et 40h / semaine au choix de la personne ;
• Possibilité de profiter de vos vendredis après-midi ;
• Opportunité de contribuer activement à la croissance de l'entreprise ;
• Bénéficier d'assurances collectives ;
• Des projets d'envergure et un environnement de travail stimulant.

Déménagement prévu en août au sur le chemin Godin à Sherbrooke dans des bureaux accueillants et modernes.

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