Milieu de travail
La Direction des finances est constituée de trois principaux secteurs : service de l'approvisionnement, services comptables et de la trésorerie et service du budget.
Elle a pour mandat d’élaborer et de mettre en œuvre des politiques, des pratiques et une stratégie de financement afin de soutenir la mission de l’École.
En plus de coordonner les activités de certains services administratifs, elle supervise celles qui entourent la planification et l’allocation budgétaires et participe activement à la gestion du patrimoine de l’École.
Les mandats traités par la Direction des finances sont diversifiés, nombreux et complexes comptes tenus du rôle d’Officier de la Corporation de l’École.
Rôle et responsabilités
L'adjoint, adjointe à la direction - Direction des finances et gestion des infrastructures contribue à l’efficacité administrative de la direction des finances.
La personne titulaire de cet emploi prend connaissance des dossiers, prépare la documentation, organise les réunions et coordonne les suivis.
Elle est également responsable de diverses tâches administratives et organisationnelles, incluant la gestion de l’agenda, des documents, des accès, et l’organisation d’événements.
Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :
Gestion des dossiers et de la documentation
Prend connaissance des dossiers de la Direction des finances et prépare la documentation nécessaire à leur poursuite : cueillette, recherche, agencement, résumé et synthèse des renseignements, dossiers, etc.
Coordonne les suites appropriées.
- Gère les documents à signer, y compris le remplissage des formulaires, la collecte des signatures, l'envoi et l'archivage électronique sécurisé.
- Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal et procède à l'élagage et à l'archivage des dossiers semi-actifs, selon le calendrier approuvé.
Communication et gestion de l'information
Reçoit, filtre et achemine les appels téléphoniques et les courriels des services désignés; répond aux questions relevant de sa compétence.
Prépare la synthèse des questions plus complexes, rédige les projets de réponses et s’enquiert du suivi de façon à libérer son supérieur immédiat ou en l’absence de ce dernier.
Révise et édite les diverses présentations, en s'assurant de la qualité du lexique, de la grammaire, de la syntaxe et du visuel.
Gestion administrative et logistique
- Tient à jour l’agenda de son supérieur et autres cadres désignés, fixe les rendez-vous et les leur rappelle. Lorsque requis, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres et assure le suivi.
- Gère les absences dans le système HEC en ligne et assure le suivi des demandes de congés.
- Supervise la gestion des demandes de paiement, des bons de commande et des relevés des dépenses pour s'assurer que toutes les transactions financières sont traitées efficacement.
- Assure la gestion des accès de l'équipe et effectue une revue annuelle des accès pour garantir la sécurité et la conformité.
Organisation d'événements et soutien à l'équipe
- Prépare, coordonne et organise les deux activités annuelles : un lunch de reconnaissance et un déjeuner de Noël.
- Veille à l’organisation logistique et à la préparation matérielle de réunions ou d’événements; convoque les participants, prépare l’ordre du jour et les documents nécessaires.
Au besoin, assiste à ces réunions, dresse le compte-rendu et assure le suivi.
Prépare, met à jour et tient à jour le calendrier annuel (planification des congés, banque de temps, fin de mois, etc.).
Soutien technique et gestion de projets
- Assure l’accueil et l’intégration des nouvelles recrues ainsi que le processus de départ des employés quittant l'organisation.
- Vérifie et assure le suivi des budgets de la direction des finances. Tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires.
- En collaboration avec son supérieur immédiat, assume la responsabilité de certains dossiers ou projets spéciaux, tout en assurant le caractère confidentiel des informations traitées.
Varia
- Assure l’inventaire du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail. Remplit les formulaires de demande d’achat requis.
- Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer les services de son secteur de travail.
Profil recherché
- Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un minimum de huit années d'expérience de travail pertinente*
- Connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
- Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite
- Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
- Habiletés dans les communications orales et écrites
- Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)
- Respect des règles d’éthique relatives à la gestion des dossiers confidentiels
- Autonomie et capacité de travailler sous pression, avec un minimum de supervision
- Habileté à travailler sur plusieurs dossiers simultanément
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Sens de l’organisation et de la planification
- Tact et diplomatie
- Disponibilité à effectuer du travail à l’extérieur de l’horaire régulier à l’occasion
- Connaissance du milieu universitaire (atout)
- Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.
Avantages
- 23 jours de vacances annuelles après un an de service
- 16 jours fériés
- Horaire estival : 10 vendredis d'été
- Aménagement de temps de travail : mode hybride
- Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
- Programme d’assurances collectives
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Accès à un service de télémédecine
Travailleur social ou travailleuse sociale (P-2425-0669B)
Membre en règle de l'Ordre professionnel des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec (OTSTCFQ). Connaissance de la culture Crie, des questions sociales, des pratiques et paradigmes Pimaatsiiun de guérison en Eenou/Eeyou est atout;. Sens de la responsabilité, débrouil...
Direction des finances
Solides compétences en conformité fiscale, gestion des risques, reporting financier, et expérience dans la gestion des relations avec investisseurs, institutions financières et partenaires. Assurer la responsabilité complète des décisions financières et de la mise en place de projets et solutions po...
Technologiste médical(e) - Laboratoire (P-2425-0438D)
Bonne connaissance de la théorie et de la pratique en technologie médicale, des tendances actuelles, du réseau du MSSS et de la réglementation ;. Capacité à s'adapter à des conditions de travail, à des horaires changeants et à des périodes sur appel ;. Personne qui effectue, sur le corps humain ou à...
Technicien(ne) spécialisé(e) en informatique-Direction des ressources informationnelles (SI-Développement)
Sous la supervision d’un chef de service et en étroite collaboration avec ses collègues des autres services de la DRIM, le technicien spécialisé en informatique – volet systèmes d’information développement assure le développement, l’implantation, l’optimisation, l’évolution et le soutien des actifs ...
Travailleur(euse) social(e) - Services Sociaux Hôpital - (P-2324-0795F)
Sens de la responsabilité, de la débrouillardise et de la vigilance;. Ouverture d'esprit à la langue, à la culture, aux valeurs et aux croyances des autres;. Membre en règle de l'Ordre professionnel des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec (OTSTCFQ). La connaissan...
Enseignantes, enseignants en adaptation scolaire- Programme d’adaptation scolaire et sociale - secteur de la formation professionnelle
Conseille et soutient les intervenantes et intervenants scolaires en matière d’intégration d’élèves en classe ordinaire et leur propose des moyens d’intervention ou des activités appropriées à la situation de l’élève. Participe avec les enseignantes et enseignants à l’élaboration et la mise en œuvre...
Chef de service des infirmières praticiennes spécialisées (IPS) RLS de Champlain et soutien clinique en soins infirmiers
Aussi, considérant l’affiliation de l’établissement avec l’Université de Sherbrooke (UdeS), il pourrait être amené à développer des liens avec la Direction de la recherche et la Direction de l’enseignement et des affaires universitaires afin de favoriser l’implication des professionnels au sein de p...
Adjoint en administration des comptes
Assister les professionnels en placement dans l’ensemble des tâches administratives courantes (formulaires, suivis des comptes de placement, suivis pour les transferts et les échéances, création d’accès web, ;. Assister les professionnels en placement dans l’ensemble des tâches administratives coura...
Adjoint.e juridique Droit des affaires (ss- 13431)
Excellentes habiletés de communication écrite et verbale, en anglais et en français;. Mettre à jour de documents et des présentations;. Classer et archivaer des dossiers;. Planifier l’agenda et en respectant des échéances. ...
Courtier en assurance de dommages des particuliers – Service à la clientèle (BILINGUE)
Résoudre les problèmes reliés aux produits ou au service : préciser la plainte du client, déterminer la cause du problème, trouver et expliquer le meilleur moyen de résoudre le problème, apporter promptement les rectifications appropriés, faire un suivi pour s'assurer que le problème est résolu et, ...