Agent(e) de liaison administratif

Agent(e) de liaison administratif

Direction de la gestion immobilière

Sous la responsabilité du superviseur adjoint soutien administratif, l’agent de liaison aura pour objectif principal d’assurer un suivi relatif aux diverses activités de la gestion immobilière afin de permettre la vérification du respect des processus et directives mis en place et de leur efficacité à tous les niveaux.

La personne salariée :

• Collabore à la mise en place de divers systèmes de suivis et d’outils de mesure relatifs à la performance des gestionnaires externes et internes de la Direction de la gestion immobilière ;
• Génère les rapports mensuels du taux de vacances pour les logements et les stationnements du parc résidentiel géré à l’interne et à l’externe ;
• Calcule les honoraires pour les travaux majeurs des gestionnaires externes ;
• S’assure que le tableau prévisionnel des travaux majeurs est acheminé aux gestionnaires externes et internes; s’assurer que les actions nécessaires sont prises au moment opportun pour aviser les gestionnaires externes et internes des travaux à venir ;
• Assure les suivis pour la remise de documents auprès des gestionnaires externes et l’application des normes de la Société comme prévu à la convention de gérance, soit la remise de la preuve d'assurance et la remise des rapports et des certificats d'inspection d’alarme-incendie annuellement, le rapport trimestriel pour les punaises, le respect des processus d’appel d'offres, la transmission de documents demandés par la Société (factures et preuves de paiement) pour le calcul des honoraires pour les travaux majeurs, les remises en état, les travaux et l’entretien des immeubles ;
• Recommande les modifications souhaitables à la convention de gérance à son supérieur immédiat ;
• Assure les suivis nécessaires relatifs aux associations des propriétés Autonomie+ ;
• Collecte les données pertinentes pour évaluer la prestation des gestionnaires externes et internes ;
• Organise les visites administratives des projets ;
• Collabore à l’organisation des séances d’information et de formation avec les gestionnaires externes et internes pour assurer l’uniformisation et la standardisation des pratiques ;
• Assure la bonne communication des objectifs de la Société aux gestionnaires externes ;
• Voit à l’application et au respect des politiques, des procédures et des règlements de la Société ;
• Identifie et acheminer toute problématique à son supérieur ;
• Effectue toute tâche connexe et de même nature à la demande de son supérieur.

Le candidat recherché :

• Détient un diplôme d’études collégiales en administration ou dans une discipline pertinente ;
• Possède un minimum de deux (2) années d’expérience pertinentes dans un poste similaire. Toute expérience dans le domaine municipal constitue un atout ;
• Maîtrise les outils de la suite MS Office, particulièrement Excel ;
• Possède une excellente maîtrise du français dans l’expression orale et écrite ;
• Possède des connaissances de l’anglais 1 (un atout) ;
• A une grande capacité d’adaptation aux différentes clientèles et souci aigu du service auprès de la clientèle; excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles ;
• Fait preuve de discrétion et confidentialité ainsi que de rigueur et d’intégrité ;
• Démontre une excellente capacité de synthèse et d’analyse ;
• A une bonne tolérance au stress et un sens de l’organisation ainsi qu’une bonne gestion des priorités.

L’échelle salariale pour le poste se situe entre 54 557 $ et 66 110 $ au 1er janvier 2024. Des conditions d’emploi des plus concurrentielles sont offertes, dans une entreprise à taille humaine qui contribue à répondre aux enjeux de l’immobilier abordable :

• Travail en mode hybride : Possibilité de télétravail trois (3) jours par semaine;
• Un régime d’assurances collectives payé à 100 % par l’employeur après la période de probation;
• Un régime de retraite à prestations déterminées (cotisations partagées entre l’employé et l’employeur) après la période de probation;
• Facilement accessible en métro, station BERRI-UQAM.

Les personnes intéressées et éligibles peuvent soumettre leur candidature, accompagnée de leur curriculum vitae, en spécifiant le titre de l’emploi postulé aux ressources humaines par courriel à [email protected].

Note : le genre masculin, utilisé pour alléger la lecture du présent texte, inclut également le féminin

1 Connaissances de l’anglais pour pouvoir répondre à notre clientèle en lien avec notre mission