Customer Account Specialist

As a Customer Account Specialist, you are responsible for the following tasks :

Act as the liaison between the Sales team, suppliers, and customers

Administrative Support

• Responsible for all order entry in SAPB1
• Responsible for sending SOs and POs
• Responsible for New item master data creation submissions
• Responsible for issuing and sending Credit and Debit notes
• Keep internal records updated

Operational Support

• Oversee the entire process from the time a sale is made, until final delivery.
• Monitor customer shipments via reports, and external platforms.
• Monitoring customers’ performance (demand); liaising with supply chain and logistics teams in actively addressing supply chain issues.
• Send customer schedules and regular updates.
• Coordinate with internal departments, service providers, and suppliers to ensure on-time deliveries in full.
• Troubleshoot all customer questions, concerns or complaints, and involve necessary parties.
• Build and maintain business relationship with customers by providing prompt and accurate service so as to promote customer loyalty.
• Manage customers with high level demands.

Position Requirements

• Must be fluent in English (written / spoken) as main dealings with the USA
• Great communicator in person and via telephone and email
• Ability to prioritize tasks
• Team player as it is a collaborative open environment
• Must work well under pressure in a fast paced environment
• Good conflict resolution skills
• Organized and solutions oriented
• Efficient and effective on a computer
• Computer skills : Excel-Outlook-Word, prior SAPB1 experience an asset
• Previous Customer Service experience, not in a call center as this is not an entry level position
• Food industry experience an asset

Benefits

• Part of the annual discretionary bonus plan
• Health / Dental insurance coverage (100% of premiums paid by company) after 3 months of employment
• Telus Virtual Health Care Telemedicine after 3 months of employment
• Employee Assistance Program - EAP
• 3 weeks paid vacation per year
• 5 personal / sick days per year
• 2 day per week Work from Home, 3 days in office (expected in office full time to train for first 8-10 weeks)
• 50% subsidized gym membership to Fit Form down the street from the office
• Flex Friday working hours (end to day 1pm during summer, 3pm all other months)
• Half a day off paid on your birthday

About the employer

Founded in 2001 as an international food trading company, ArdoVLM is now a recognized leader in global food supply chain integrity management.

Building on an import-export business model with strategic investments in food safety auditing; farming and food processing, ArdoVLM’s commitments to brand protection are the foundation upon which we guarantee the quality of the competitively priced foodstuffs that we bring to market.

Service, quality and integrity day in and day out, year after year.

Only candidates that are considered for the position will be contacted.

En tant que spécialiste des comptes clients, vous êtes responsable des tâches suivantes :

Assurer la liaison entre l’équipe des ventes, les fournisseur·euse·s et la clientèle

Soutien administratif

• Saisir toutes les commandes dans SAP B1
• Envoyer les bons de commande aux fournisseur·euse·s et aux membres de la clientèle
• Créer et soumettre des données de référence pour les nouveaux articles
• Émettre et envoyer des notes de crédit et de débit
• Tenir les dossiers internes à jour

Soutien opérationnel

• Superviser l’ensemble du processus, de la conclusion d’une vente jusqu’à la livraison finale
• Assurer le suivi des expéditions à la clientèle à l’aide de rapports et de plateformes externes
• Effectuer le suivi du rendement client (demande) et assurer la liaison avec les équipes de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique pour traiter activement les problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement
• Envoyer des échéanciers et des mises à jour régulières à la clientèle
• Assurer la coordination avec les services internes, les prestataires de services et les fournisseur·euse·s pour garantir des livraisons complètes dans les délais impartis
• Répondre à toutes les questions, préoccupations ou réclamations de la clientèle et communiquer avec les parties concernées
• Établir et entretenir des relations commerciales avec la clientèle en fournissant un service rapide et précis dans un but de fidélisation
• Gérer les membres de la clientèle ayant un niveau d’exigence élevé

Exigences du poste

• Maîtrise de l’anglais à l’oral comme à l’écrit, les transactions se faisant principalement avec une clientèle provenant des États-Unis
• Excellente aptitude à communiquer en personne, par téléphone et par courriel
• Bon sens des priorités
• Esprit d’équipe et capacité à évoluer dans un environnement ouvert et collaboratif
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement en évolution rapide
• Bonne capacité à résoudre les conflits
• Sens de l’organisation et esprit axé sur les solutions
• Capacité à travailler de manière rentable et efficace sur ordinateur
• Compétences informatiques : maîtrise des logiciels Excel, Outlook et Word; expérience préalable avec SAP B1, un atout
• Expérience du service à la clientèle (pas dans un centre d’appel puisqu’il ne s’agit pas d’un poste de premier échelon)
• Expérience dans le secteur alimentaire, un atout

Avantages

• Participation au programme annuel de primes discrétionnaires
• Assurance maladie et dentaire (primes entièrement payées par la société) après trois mois d’emploi
• Accès au service Soins Virtuels TELUS Santé après trois mois d’emploi
• Programme d'aide aux employés - PAE
• Trois semaines de congés payés par an
• Cinq jours de congé personnel / maladie par an
• Deux jours de travail par semaine à domicile, trois jours de travail au bureau (la personne retenue devra se rendre au bureau à temps plein pendant les huit à dix premières semaines à des fins de formation)
• Abonnement subventionné à 50 % à la salle de sport Gym Fit Forme située tout proche de notre bureau
• Horaires de travail flexibles le vendredi (fin de journée à 13 heures pendant l’été, à 15 heures les autres mois)
• Une demi-journée de congé payée le jour de votre anniversaire
• Environnement de travail décontracté et professionnel
• Programme hebdomadaire de fruits frais au bureau
• Siège social flambant neuf
• Parc de stationnement gratuit sur place avec bornes de recharge électrique gratuites
• Patio extérieur pour les repas de midi et les événements
• Sorties aux frais de la société

À propos de l’employeur

Fondée en 2001 en tant que société internationale de commerce alimentaire, ArdoVLM est aujourd’hui un chef de file reconnu dans la gestion de l’intégrité de la chaîne d’approvisionnement alimentaire mondiale.

Fondés sur un modèle d’entreprise d’import-export soutenu par des investissements stratégiques dans la vérification de la sécurité alimentaire, l’agriculture et la transformation des aliments, les engagements d’ArdoVLM en matière de protection de la marque sont la base sur laquelle nous garantissons la qualité des produits alimentaires à prix compétitifs que nous mettons sur le marché.

Service, qualité et intégrité, jour après jour, année après année.

Seules les personnes retenues pour le poste seront contactées.