Adjoint·e exécutif·ve et coordonnateur·trice administratif·ve du bureau canadien

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Nous sommes actuellement à la recherche d’une personne passionnée, dynamique et rigoureuse, dotée d’un grand sens de l’organisation et d’une capacité d’initiative pour assumer le poste stimulant d’Adjoint·e exécutif·ve et coordonnateur·trice administratif·ve du bureau canadien.

Relevant directement du Directeur général Amérique du Nord, vous serez le principal point de contact administratif avec l’équipe du siège social australien de l’entreprise pour assurer l’intégration, l’optimisation et le suivi continu des processus administratifs en lien avec les ressources humaines, les finances, les budgets, ainsi que les affaires juridiques et corporatives.

Vous contribuerez à ce que les besoins d’affaires, l’environnement réglementaire et la réalité de l’équipe canadienne soient considérés au sein de l’entreprise.

Localement, vous agirez à titre de référence pour le personnel et de soutien à l’équipe de gestion pour ces processus.

Durant la phase initiale de votre mandat, vous travaillerez étroitement avec le Directeur général et les collègues australiens pour réviser, simplifier et documenter les différents processus d’affaires et les communiquer au sein de l’équipe afin d’assurer leur convivialité et la plus grande autonomie possible du personnel et des gestionnaires.

Vous serez le point de contact et d’orientation pour les nouveaux employés et consultants en plus d’assurer l’application des procédures de départ.

Au fil du temps vous assurez le maintien des processus en place et recommanderez des améliorations aux politiques et procédures pour en maintenir la pertinence et l’efficience.

À titre de coordonnateur·trice administratif·ve du bureau de Montréal, vous assurez que les équipes et les clients disposent d’un environnement accueillant et hautement fonctionnel, en temps régulier ou lors d’événements ou de sessions intensives que vous organiserez.

Sur le plan des installations et de la logistique, vous assurez le cycle complet de gestion administrative, incluant les approvisionnements, la sélection et les ententes fournisseurs.

L’entreprise analyse présentement l’opportunité d’une relocalisation de ses activités, ce qui pourrait vous amener à jouer un rôle clé de gestion de projet de la sélection des nouveaux espaces à la relocalisation en passant par la coordination des déménagements et la revue des ententes de services.

Les activités de développement des affaires et la croissance dans les nouveaux marchés vous amèneront l’opportunité de jouer un rôle croissant d’appui au directeur général, allant de la planification et l’organisation d’activités de démarchage et de représentation, la gestion de calendriers, l’élaboration de présentations de haut niveau, la rédaction et révision de propositions d’affaires et de soutien, à l’organisation de sessions de travail intensives de l’équipe de gestion.

COMPÉTENCES ET EXIGENCES RECHERCHÉES

• Rigueur, sens poussé de l’organisation, habiletés de recherche, forte capacité d’apprentissage, esprit de synthèse, initiative, autonomie, habiletés relationnelles et sens politique développé
• Attitude ouverte, respectueuse, constructive, orientée sur l’efficience, l’atteinte des objectifs d’affaires et la mobilisation des personnes
• Intégrité, imputabilité, loyauté et expérience dans la gestion d’informations confidentielles ou sensibles
• Excellentes compétences en communication, incluant la maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit et à l’oral
• Maîtrise avancée des outils de la suite Microsoft Office, y compris la capacité de planifier et de suivre des activités, à l’aide de ces outils, éditer réviser et produire des documents finaux de haute qualité : Word, Excel, PowerPoint, Outlook et SharePoint requise
• Le bilinguisme (français et anglais) est requis pour ce poste en raison de la nature du rôle nécessitant des interactions régulières avec des collègues australiens dont la langue principale et commune de travail est l’anglais.
• 5 années d’expérience dans une fonction administrative, organisationnelle ou autre axée sur les détails, en tant que gestionnaire de bureau, responsable de site, adjoint·e exécutif·ve, organisateur·trice d’événement ou gestionnaire de projet.
• Le poste offre une opportunité de croissance intéressante et d’évolution vers un rôle avancé. Aussi, une formation en administration, ressources humaines, communications, droit ou gestion de projet et une expérience démontrant les qualités recherchées sera également considérée.

Protection des renseignements personnels :

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Engagement en matière de protection des données :

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Veuillez soumettre votre CV.

Nous souscrivons à des principes d’équité, de diversité et d’inclusion en matière d’emploi. Si vous avez besoin d’accommodements à tout moment dans le processus, n’hésitez pas à nous en faire part.

EXIGENCES

• Importante - 5 années d'expérience dans une fonction administrative ou organisationnelle tel la gestion d'événement
• Essentielle - Rigueur, sens poussé de l’organisation, habiletés de recherche, forte capacité d’apprentissage, esprit de synthèse, initiative, autonomie, habiletés relationnelles et sens politique développé
• Essentielle - Formation collégiale ou universitaire dans une discipline pertinente
• Essentielle - Consentir à la vérification des antécédents judiciaires

CONNAISSANCES ET APTITUDES

• Essentielle - Maîtrise avancées des technologies de bureautique récentes
• Essentielle - Maîtrise du français et de l'anglais, écrit et oral
• Atout - Expérience en gestion de projet, contrôle financier, rédaction et / ou expérience du domaine de la santé

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