Assistant(e) Personnel(le) Exécutif(ve) à Montréal #1967

Sommaire

Nous recherchons un(e) assistant(e) exécutive / personnel(le) pour effectuer diverses tâches administratives et soutenir un président exécutif (principal) et sa famille.

Les responsabilités de ce poste comprennent la gestion des calendriers, l'organisation des voyages et la préparation des notes de frais.

Pour réussir dans cette fonction, vous devez être bien organisé, avoir d'excellentes compétences en matière de gestion du temps, faire preuve de discrétion et être capable d'agir sans directives.

En fin de compte, vous contribuerez à l'efficacité de l'organistion en fournissant un soutien personnalisé et opportun.

Responsabilités

• Agir en tant que premier point de contact du principal, répondre / filtrer les appels et les correspondances.
• Gérer l'emploi du temps du principal et de sa famille, organiser les réunions et les rendez-vous, contrôler l'accès au principal.
• Réserver et organiser les voyages, les transports et l'hébergement en collaboration avec l'agence de voyage.
• Être disponible en tant que personne de contact lorsque le principal et la famille sont en déplacement (certains soirs et week-ends sont nécessaires).
• Participer à l'organisation d'événements de collecte de fonds, de fêtes privées et de retraites pour les cadres supérieurs.
• Assurer le suivi et le rappel des tâches importantes, des rendez-vous et des échéances.
• Gérer les bases de données et les systèmes de classement.
• Assurer la liaison avec le personnel de l'entreprise.
• Assurer la liaison avec le gérant du domaine et le personnel domestique.
• Tenir à jour et soumettre les notes de frais à la comptabilité.
• Soumission des demandes de remboursement de frais médicaux pour le principal et sa famille.
• Organiser le calendrier des activités des enfants, les rendez-vous chez le médecin, etc.
• Passer des commandes / retour d'achats en ligne pour le principal et la famille.
• Maintenir toutes les informations personnelles du principal et de la famille, en s'assurant qu'elles sont à jour.
• Gérer la petite caisse.
• Gérer la distribution des billets de saison pour le hockey, le football et le tennis, ainsi que les diverses demandes de billets.
• Soutien et remplacement, au besoin, des autres assistants(es) de direction.

Qualifications et exigences

• Expérience d'au moins 5 ans en tant qu'assistant(e) de direction / personnel(le).
• Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion.
• Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps et capacité à mener plusieurs tâches de front.
• Capacité à être proactif et à prendre des initiatives.
• Faire preuve de tact et de diplomatie
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en français et en anglais.
• Excellente connaissance de Microsoft Office / Outlook, Word, Excel et Power Point, un atout.

Informations supplémentaires

• Possibilité de travail hybride.
• Salaire compétitif basé sur l'expérience.
• Avantages sociaux et assurance collective offerts.
• Horaire du lundi au vendredi (flexibilité requise).
• Trois semaine de vacance.

Comment postuler

Veuillez soumettre votre CV et une brève lettre de motivation soulignant votre expérience pertinente à ou en postulant en ligne.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seuls ceux sélectionnés pour un entretien seront contactés.