Agent(e) d'administration (soutien comptabilité)

Rôle et responsabilités

L’agent(e) d’administration (soutien comptabilité) contribue à l’efficacité administrative de son secteur de travail en apportant un support administratif au niveau de la gestion financière.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

• Prépare les relevés de dépenses des formateurs et des employés de l’ÉD. Agit en tant que personne-ressource pour le suivi des paiements, l’application de la politique de remboursement et l’obtention des pièces justificatives.
• Prépare les demandes de paiement aux fournisseurs et répond aux questions relatives aux comptes fournisseurs.
• Fait le suivi quant aux paiements des dépenses de fonctionnement, etc. Assure le lien avec les Services comptables et de la trésorerie, ainsi qu’avec des partenaires externes pour l’obtention ou pour fournir des informations et documents pertinents à son emploi.
• Complète les demandes d’achat en collaboration avec les collègues et faire le suivi des bons de commande
• Participe au processus de fin d’année financière et aux redditions de comptes
• Effectue les mises à jour dans les différents outils de suivi de son unité
• Assiste le / la responsable de la gestion financière et la direction de l’ÉD dans la réalisation de la ronde budgétaire
• Fait le suivi des budgets des programmes qui lui sont assignés
• Assure le suivi de la facturation de différentes activités organisées par l’École des dirigeants de HEC Montréal.
• Tient à jour les registres comptables appropriés.
• Prépare les analyses mensuelles (fermeture du mois et rapports requis par les Services comptables) et les écritures requises.
• Analyse, annote et donne suite mensuellement aux comptes à recevoir des activités; transmet mensuellement un rapport au service concerné.

Lorsque requis, communique avec les clients pour établir des modalités de paiement pour les comptes en souffrance.

• Fait le suivi des comptes en souffrance et communique avec les clients pour obtenir les sommes dues.
• Tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires.
• Prépare les Demandes d’autorisation d’engagement pour l’embauche des ressources et assure le suivi administratif avec la direction des ressources humaines.
• Tient à jour le fichier des congés, maladies, heures accumulées des employés et communique les renseignements à la direction des ressources humaines.
• Répond à toute demande d’information relative à son champ de compétences. Lorsque requis, effectue les recherches, la cueillette et l’agencement des renseignements afin de répondre aux demandes qui lui sont formulées.
• Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

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Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales en technique administrative ou dans une discipline jugée équivalente et minimum de deux années d’expérience de travail pertinente*
• Très bonne connaissance des outils courants de HEC Montréal en matière de comptabilité et finances
• Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
• Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
• Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques en usage à HEC Montréal
• Autonomie dans le travail, sens de l’organisation et des priorités
• Habiletés dans les relations interpersonnelles
• Esprit méthodique, rigueur, minutie, précision et souci du détail
• Capacité à travailler en équipe
• Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.

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Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival : 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail : mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées
• Accès à un service de télémédecine

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