Administrateur, Risque Total du Portefeuille & Analytique – Département des Risques

Description du poste

Nous recrutons actuellement un Administrateur pour rejoindre le groupe Risque Total du Portefeuille & Analytique au sein du département des Risques.

Relevant du Directeur Général, Analytique du Risque Total du Portefeuille, l'Administrateur sera responsable de fournir un soutien administratif quotidien et de coordination de projet à l'équipe Risque Total du Portefeuille & Analytique.

Ce rôle à double fonction combine un soutien exécutif proactif avec une supervision structurée des initiatives de projet.

Responsabilités spécifiques au rôle :

Responsabilités d'Assistant Exécutif :

• Fournir un soutien administratif général, y compris la gestion des calendriers exécutifs, la planification des réunions et le suivi en temps opportun des tâches et livrables clés.
• Coordonner les arrangements de voyage et gérer les rapports de dépenses.
• Collaborer avec d'autres assistants exécutifs et équipes à travers le département et l'organisation pour accroître l'efficacité et fournir un soutien global au département.
• Gérer l'intégration de nouveaux fournisseurs et le traitement des factures des fournisseurs.
• Aider à l'intégration des nouveaux membres de l'équipe.
• Soutenir les autres assistants exécutifs et assistants administratifs du département des Risques dans la planification d'événements, la coordination et le bulletin mensuel du département.
• Gérer la page SharePoint de l'équipe.
• Traiter des questions hautement sensibles et confidentielles liées aux activités quotidiennes du département et de l'organisation.

Responsabilités de Coordinateur de Projet :

• Organiser et planifier les réunions liées aux projets, préparer les ordres du jour et faire le suivi des actions à entreprendre (avec le soutien de l'équipe administrative et des chefs de projet).
• Faciliter les réunions régulières et les réunions debout avec l'équipe pour discuter des progrès, aborder les préoccupations et assurer l'alignement avec les objectifs du projet.
• Suivre l'état des tâches et des jalons du projet pour assurer leur achèvement en temps opportun, partager des mises à jour cohérentes sur l'avancement du projet avec l'équipe et les parties prenantes, en soulignant les tâches terminées, les jalons à venir et les obstacles éventuels.
• Maintenir la documentation du projet, y compris le développement d'un plan de projet (avec l'aide de l'équipe de projet), prendre des notes de réunion et les distribuer à l'équipe de projet.
• Suivre les actions ouvertes et travailler avec l'équipe de projet pour déterminer les dates de clôture.
• Contribuer au développement des documents de projet, y compris l'assistance à la mise en forme / conception (avec le soutien de l'équipe de projet).

Qualifications

• Diplôme collégial ou diplôme universitaire requis.
• 5 à 7 ans d'expérience en soutien exécutif, avec au moins 2 ans dans un rôle de coordination de projet.
• Maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et Adobe, avec une volonté d'apprendre de nouvelles applications.
• Capacité démontrée à s'adapter rapidement à de nouveaux outils et applications, avec une forte volonté d'apprendre en continu.
• Attention prouvée à l'exactitude et au détail, très organisé avec la capacité de prioriser et de gérer plusieurs tâches.
• Compétences exceptionnelles en communication (écrite et verbale) et interpersonnelles.
• Ce rôle nécessite de solides compétences en communication pour interagir efficacement avec les équipes. La capacité à transmettre des informations clairement, à gérer les attentes et à faciliter l'alignement est essentielle pour le soutien exécutif et la coordination de projet.

Cela nécessite une communication régulière avec les assistants exécutifs à travers le Fonds et au sein des équipes de projet.

• Expérience en gestion des risques et stratégies d'atténuation pour aborder les retards ou problèmes potentiels du projet.
• Capacité à développer et gérer la documentation de projet, y compris les chartes de projet, les rapports d'état et les évaluations post-projet.
• Capacité à identifier les défis et à développer des solutions efficaces.
• Extrêmement motivé, désireux d'apprendre, adaptable, calme sous pression et professionnel.
• Capacité prouvée à travailler de manière indépendante ainsi qu'à performer efficacement dans un environnement orienté vers le travail d'équipe et en concept ouvert.
• Capacité à travailler dans une culture de haute performance, sous pression et avec des délais serrés.
• Incarner nos Principes Directeurs d'Intégrité, de Partenariat et de Haute Performance.

Informations complémentaires

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