Coordination de la paie et de la comptabilité

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Relevant de la responsable de la comptabilité et des politiques ressources humaines, la coordination de la paie et de la comptabilité est responsable de la gestion de la paie (feuilles de temps, mise à jour des registres de paie), promeut les bonnes pratiques internes et soutient l'équipe en place avec principalement la paie et l’administration des politiques de ressources humaines.

Elle sera amenée à jouer un rôle du côté administratif du recrutement, dans l'intégration des nouveaux membres de l’équipe en étant la personne-ressource pour la compréhension des politiques RH pour l'ensemble du personnel et dans l’organisation du travail.

Elle travaillera en étroite collaboration avec la responsable de la comptabilité et des politiques ressources humaines, le consultant finances administration, la consultante RH et la direction générale.

RESPONSABILITÉS

PAIE ET AVANTAGES SOCIAUX

• Assurer le traitement de la paie;
• Gérer les régimes d’avantages sociaux, y compris les modifications et les inscriptions;
• Valider les horaires, les journées de congé et les vacances et s'assurer de tout corroborer avec les fiches de paies;
• Traiter les registres de présence et autres documents;
• Vérifier l’exactitude des informations des fiches de paie et des documents afférents;
• Collaborer avec la direction générale pour tous les changements dans la paie (ex. fin de contrat, nouvelles embauches);
• Superviser les virements bancaires et les chèques de paie;
• Mettre à jour les données avec les modifications de salaires ou rétributions;
• Gérer les autres rémunérations ou déductions (ex. primes annuelles, indemnités de licenciement, impôts, cotisations sociales);
• Gérer les dépenses telles que les cotisations REER ou les congés payés;
• Faire des rapports à la direction générale;
• Répondre aux questions des employés concernant les salaires et les paiements.

SUIVIS ADMINISTRATIFS

• Soutenir la responsable de la comptabilité et des politiques ressources humaines;
• Assurer le paiement des factures;
• Assurer que les outils de travail sont bien maîtrisés et optimisés;
• Assurer la comptabilisation des revenus de bar et de billetterie (tournée des caisses de bar et dépôt bancaire);
• Mettre à jour les différents dossiers du personnel, application RH, tableaux et boîtes courriel, ressources humaines et assurer la saisie des données RH;
• Produire les rapports, entre autres, de fins d’année sur les statistiques RH;
• Faire les remises et rapports gouvernementaux, déduction à la source;
• Collaborer avec des consultants externes sur des projets ou des initiatives des RH;
• Administrer les exigences réglementaires comme les programmes d’équité salariale;
• Administrer la gestion des programmes RH, entre autres, les frais de scolarité des employés, les primes d’ancienneté;
• Mettre à jour les descriptions de poste en collaboration avec la direction générale et la consultante RH.

EXPÉRIENCE-EMPLOYÉS

• Être la personne-ressource de l'ensemble du personnel pour les technicalités des politiques RH;
• Faire le suivi des politiques RH, incluant le guide de l’expérience du personnel;S’assurer du respect et de la compréhension par le personnel des politiques RH;
• Soutenir les gestionnaires dans le processus de gestion de talent pour les tâches administratives;
• Prévoir les plans de formation annuelle avec les gestionnaires et la direction générale et faire le suivi du plan;
• S'assurer que les directives et procédures de santé et de sécurité́ sont communiquées à tout le personnel opérationnel, et qu'elles sont comprises et suivies;
• Être responsable du comité́ social pour coordonner les activités, les anniversaires et tout ce qui fait partie de la mobilisation du personnel prévu au guide de l’expérience du personnel.

DOTATION DE POSTES

• Assurer certains suivis lors du recrutement de personnel, tels que les préentrevues et la vérification des références;
• Rédiger les contrats d'offre d'emploi, les lettres d'emploi;
• Faire signer les documents aux nouveaux membres de l’équipe (code d’éthique, guide de l’expérience du personnel, politiques);
• Coordonner et prendre en charge l’accueil et intégration des nouveaux membres de l’équipe.

EXIGENCES DU POSTE

FORMATION

Diplôme universitaire ou technique (ou expérience professionnelle pertinente équivalente) en gestion de la paie ou comptabilité;

SAVOIR-FAIRE

• Minimum 2 à 4 ans d'expérience de travail pertinent, y compris en gestion de la paie;
• Être à l’aise avec les logiciels RH, incluant les logiciels de paies (ADP workforce);
• Avoir une bonne connaissance de la suite office;
• Excellente communication en français, tant à l'oral qu'à l’écrit;
• Posséder une facilité avec l’apprentissage de l’utilisation de nouveaux logiciels comptables;
• Avoir une excellente maîtrise d’Excel combiné aux autres logiciels de la suite Microsoft Office.

SAVOIR-ÊTRE

• Vivre et incarner les valeurs d’audace, d’excellence, de proximité et d’ouverture du Théâtre de la Ville;
• Porter attention aux détails et avoir le souci de la confidentialité et de la discrétion;
• Entretenir et favoriser la collaboration, le partage de connaissances et le plaisir du travail d’équipe;
• Faire preuve d’écoute, de bienveillance et de diplomatie;
• Être accueillant, engagé, présent et proactif;
• Avoir de la facilité à communiquer et à établir des relations de proximité avec les clients, partenaires et collègues, avoir un grand esprit d'équipe et aimer travailler avec les gens;
• Être capable de gérer plusieurs dossiers en même temps et posséder un excellent sens de l’organisation;
• Se tenir à jour, s’inspirer des meilleures pratiques afin de fournir un travail de haute qualité;
• Démontrer une ouverture d’esprit face au changement, aux idées des autres et aux conseils constructifs;
• Agir de façon écoresponsable;
• Posséder un intérêt marqué pour les arts de la scène, la création et le public.

Horaire et conditions

• Lieu : Longueuil et télétravail
• Horaire de travail : 35 heures / semaine (possibilité de 21 ou 28 h / semaine)
• Superviseur immédiat : Responsable de la comptabilité et des politiques ressources humaines.

Les personnes intéressées à déposer leur candidature sont invitées à faire parvenir une lettre de présentation et leur curriculum vitae au plus tard le dimanche 3 novembre 2024.

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez envers le Théâtre de la Ville, mais veuillez noter que nous communiquerons uniquement avec les candidat.e.s retenu.e.s.

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