Secrétaire administrative

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante;

elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect.

Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes;

elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence.

Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies.

Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.

Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

De façon plus spécifique, la secrétaire administrative au Service de la formation continue effectue les tâches suivantes :

• Assure l’accueil des clients du Service aux entreprises;
• Communique de façon professionnelle, tant au téléphone que par écrit, avec une clientèle d’affaires;
• Connaît les produits offerts et est en mesure d’en faire la promotion;
• Sollicite des nouveaux clients ou réalise des activités de démarchage pour trouver de nouveaux clients;
• Soutient les conseillers en formation aux entreprises dans le développement de projets, la promotion et la réalisation de formations non créditées, sur mesure ou maison;
• Gère la logistique complète d’une grande variété de formations (soutien à la programmation, réservation des locaux, suivi des inscriptions, soutien technique à la clientèle, suivi des formations offertes, confirmées, reportées ou annulées, gestion des absences et des reprises, gestion du matériel pédagogique et de la reprographie, etc.);
• Assiste les conseillers en formation aux entreprises dans le cadre d’activités promotionnelles (déjeuner conférence, 5 à 7, etc.);
• Peut être appelée à travailler hors des heures régulières de travail;
• Assiste le personnel professionnel pour des tâches de nature opérationnelle, notamment dans le cadre de la formation en ligne;
• Effectue divers travaux administratifs reliés au secteur d’activités : entrée de données, suivi des logiciels légaux, mise à jour de l’horaire, prêt, préparation et circulation des appareils, tenue de la petite caisse, etc.

Exigences : SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.

AUTRES EXIGENCES

• Très bonne connaissance du français écrit (réussir les tests de niveau avancé);
• Très bonne connaissance de la suite Office, notamment des logiciels Word, Excel et PowerPoint (réussir les tests de niveau intermédiaire);
• Aptitude à travailler quotidiennement avec le logiciel de formation et de gestion infonuagique des inscriptions et paiement de formations (VIVA);
• Capacité à organiser son travail, à respecter les échéanciers courts, à suivre de nombreux dossiers en simultané et être en mesure de gérer des imprévus fréquents;
• Autonomie, débrouillardise, discrétion, tact et diplomatie;
• Sens de la clientèle et facilité à travailler en équipe. Remarques : Nous remercions toutes les personnes de l’intérêt porté à notre institution.

Cependant, seules les personnes invitées en entrevue seront contactées.