Adjoint(e) administratif(ve)/ personnelle

Job Description

En intégrant l’équipe de l’Atelier Des Jardins, participe à l’élaboration d’un espace créatif qui a pour missions de créer des espaces de vie innovants pour le bien-être humain.

Contribue à la gestion et la bonne communication des tâches diverses administratives. Par ton esprit astucieux et ta débrouillardise, facilite et organise le rythme de travail.

Requirements

• Traiter et prioriser les courriels, recevoir les appels téléphoniques, envoyer les courriels de confirmation;
• Gérer le calendrier de son gestionnaire, fixer les rendez-vous, rappel des rencontres journalières et s’assurer de la bonne documentation
• Participer et rédiger des comptes rendus aux réunions
• Collaborer à la planification des horaires hebdomadaires de l’équipe selon les besoins opérationnels;
• Assurer la réalisation des soumissions, le suivi des facturations auprès des clients et fournisseurs
• Rédiger et corriger les documents connexes juridiques nécessaires au bon traitement des dossiers;
• Archiver et réaliser le suivi des facturations, des achats pour l’atelier et la boutique
• Assurer l’archivage de documents administratifs et créatifs en continu
• Rédiger et organiser des documents de présentation
• Accueillir les clients dans la boutique et assurer la gestion des achats, commandes et rangement de la boutique
• Toutes autres tâches connexes

Compétences requises :

• Bonne connaissance de la suite Microsoft
• Bonne rédaction et synthèse d’informations
• Bon sens de l’organisation, suivi des tâches
• Archivages / intendance
• Responsable et autonome dans la gestion d’une boutique / atelier (intendance, conseil au public)
• Avoir des notions / connaissances en neuro-divergence (un atout)
• Esprit créatif et connaissances dans le domaine artistique comme Adobe (un atout)
• Temps plein / temps partiel : dépendamment du profil

Benefits

Ce que Brigil peut vous offrir :

• Salaire compétitif
• Assurances collectives
• Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER & RPDB) collectif avec contribution de l’employeur
• Dîner subventionné ainsi que petit-déjeuner, café, boissons et collations offerts gratuitement au Bistro Brigil
• Gym sur place

Requirements

RESPONSABILITÉS Gérer l’agenda, la boîte de courriel et les appels téléphoniques. Planifier, organiser et confirmer ses rendez-vous et ses réunions.

Effectuer le suivi des tâches prioritaires. Transmettre et répondre aux appels téléphoniques et aux courriels. Rédiger, préparer et réviser des documents, tels que des courriels officiels, des présentations, des publications, des discours, des rapports, des invitations, etc.

Rédiger, publier et planifier des publications sur divers réseaux sociaux. Effectuer différents suivis à l'interne, avec des clients, des fournisseurs, des services, des organismes, etc.

Organiser, préparer et coordonner l’ordre du jour des réunions, des entrevues, des projets spéciaux. Coordonner et organiser les déplacements et les réservations.

Organiser et participer à différents événements. Effectuer toute autre tâche connexe en lien avec le poste occupé. Compétences requises Diplôme d’études collégiales ou universitaires dans un domaine pertinent, tel que communication, gestion d’évènement, marketing, administration.

Bilingue communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit, en anglais et en français. Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire.

Maîtrise avancée des outils informatiques, particulièrement Word, Excel, Teams et Outlook. Connaissances de divers réseaux sociaux tels que Instagram, Facebook, LinkedIn.

Connaissance de Dynamics 365 (atout). Habiletés recherchées Communiquer et démontrer de fortes habiletés relationnelles et du leadership.

Exercer un bon jugement et capacité d’intervenir rapidement dans des situations difficiles avec tact et diplomatie. Être organisé, polyvalent, vigilant, attentif, et avoir le sens de l’initiative et de l’observation.

Être disponible pour travailler selon un horaire variable afin de répondre aux besoins opérationnels. Capacité à s'adapter aux imprévus et à résoudre des problèmes.