Executive Assistant/Office Manager/Assistant de Direction/Gest. de Bureau

PURPOSE

The Executive Assistant / Office Manager role is a dynamic and critical position, designed for a proactive and detail-oriented professional who thrives in a multifunctional role.

In this capacity, you will ensure seamless office operations and provide top-level administrative support to our President, playing a key role in driving organizational success.

KEY RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITIES

The responsibilities of this position include, but are not limited to the following :

• Provide comprehensive administrative support to the President, enhancing their capacity to lead effectively.
• Manage vendor contracts to ensure the office is well-equipped and operations run smoothly at the best cost.
• Oversee the maintenance and aesthetic of the office, creating an inviting and productive workspace.
• Coordinate with real estate professionals and legal advisors to manage property dealings efficiently.
• Monitor expenditures, oversee purchases, and ensure fiscal practices align with budgetary standards.
• Research and negotiate with vendors to undertake maintenance and renovation projects that add value.
• Utilize and manage data in Excel to streamline processes and enhance office efficiency.
• Collaborate with security staff and services to maintain a secure and safe working environment.
• Prepare eloquent correspondence and presentations that resonate with both internal and external audiences.
• Maintain meticulous records and manage information flow to support executive decision-making.
• Plan and execute meetings and events with precision, ensuring every detail is perfectly aligned.
• Take the helm on special projects, from strategic planning to budgeting, impacting company-wide initiatives.
• Gather and analyze data to support diverse projects, delivering insights that propel strategic decisions.
• Serve as the pivotal point of contact between the executive team and stakeholders, enhancing collaboration and communication.
• Organize corporate events that build team spirit and company culture, from logistical planning to execution.
• Keep the office stocked and functional by efficiently managing supplies and equipment.
• Offer direct assistance, when needed, to the counter operations team, helping deliver outstanding service to customers on site.

REQUIRED SKILLS AND COMPETENCIES

• Superior communication skills, both written and oral.
• Agile and able to adapt quickly, especially to new technology.
• Proven organizational prowess, with a knack for prioritizing effectively.
• High ethical standards and discretion with sensitive information.
• Strong orientation towards customer and client service excellence.

Technical / Professional Competencies :

• Extensive experience (minimum seven years) as an Executive Assistant.
• Bilingual in English and French.
• Intermediate abilities on Microsoft Office applications like Word, Power Point, Outlook, and Teams.
• Proficiency in Excel and ability to adapt quickly to tools like ChatGPT.

The candidate must interact with international professionals, such as lawyers and financial institutions, as well as with employees outside Quebec and the United States.

They have reviewed international legal documents (e.g., patents), annotated, edited, and reported problems in documents, requiring an excellent understanding of the English language.

OBJECTIF

Le poste d'assistant(e) de direction / gestionnaire de bureau est un poste dynamique et essentiel, conçu pour un(e) professionnel(le) proactif(ve) et soucieux(se) du détail, qui s'épanouit dans un rôle multifonctionnel.

À ce titre, vous assurerez des opérations de bureau sans faille et fournirez un soutien administratif de haut niveau à notre président, jouant un rôle clé dans la conduite du succès de l'organisation.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET OBLIGATIONS

Les responsabilités liées à ce poste sont notamment les suivantes :

• Fournir un soutien administratif complet au président, en renforçant sa capacité à diriger efficacement.
• Gérer les contrats avec les fournisseurs afin de s'assurer que le bureau est bien équipé et que les opérations se déroulent sans heurts au meilleur coût.
• Superviser l'entretien et l'esthétique du bureau, en créant un espace de travail accueillant et productif.
• Assurer la coordination avec les professionnels de l'immobilier et les conseillers juridiques afin de gérer efficacement les transactions immobilières.
• Contrôler les dépenses, superviser les achats et veiller à ce que les pratiques fiscales soient conformes aux normes budgétaires.
• Rechercher et négocier avec les vendeurs pour entreprendre des projets d'entretien et de rénovation qui ajoutent de la valeur.
• Utiliser et gérer des données dans Excel afin de rationaliser les processus et d'améliorer l'efficacité du bureau.
• Collaborer avec le personnel et les services de sécurité pour maintenir un environnement de travail sûr et sécurisé.
• Préparer une correspondance et des présentations éloquentes qui trouvent un écho auprès des publics internes et externes.
• Tenir des dossiers méticuleux et gérer le flux d'informations pour soutenir la prise de décision des cadres.
• Planifier et exécuter des réunions et des événements avec précision, en veillant à ce que chaque détail soit parfaitement aligné.
• Prendre la direction de projets spéciaux, de la planification stratégique à la budgétisation, ayant un impact sur les initiatives à l'échelle de l'entreprise.
• Recueillir et analyser des données pour soutenir divers projets, en fournissant des informations qui permettent de prendre des décisions stratégiques.
• Servir de point de contact central entre l'équipe de direction et les parties prenantes, en améliorant la collaboration et la communication.
• Organiser des événements d'entreprise qui renforcent l'esprit d'équipe et la culture d'entreprise, de la planification logistique à l'exécution.
• Veiller à ce que le bureau soit bien approvisionné et fonctionnel en gérant efficacement les fournitures et l'équipement.
• Offrir une assistance directe, si nécessaire, à l'équipe chargée des opérations au comptoir, afin d'aider à fournir un service de qualité aux clients sur place.

APTITUDES ET COMPÉTENCES REQUISES

• Excellentes aptitudes à la communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Agile et capable de s'adapter rapidement, en particulier aux nouvelles technologies.
• Sens de l'organisation avéré et capacité à établir des priorités de manière efficace.
• Respecter des normes éthiques élevées et faire preuve de discrétion à l'égard d'informations sensibles.
• Forte orientation vers l'excellence du service à la clientèle.

COMPÉTENCES TECHNIQUES / PROFESIONELLES

• Vaste expérience (sept ans au minimum) en tant qu'assistant de direction.
• Bilingue en anglais et en français.
• Compétences intermédiaires dans les applications Microsoft Office telles que Word, Power Point, Outlook et Teams.
• Maîtrise d'Excel et capacité à s'adapter rapidement à des outils tels que ChatGPT.

Le candidat doit interagir avec des professionnels internationaux, tels que des avocats et des institutions financières, ainsi qu'avec des employés hors du Québec et des États-Unis.

Il a examiné des documents juridiques internationaux (par exemple, des brevets), annoté, édité et signalé des problèmes dans des documents, ce qui exige une excellente compréhension de la langue anglaise.

About Kitco Metals Inc. :

Founded in 1977, Kitco Metals Inc. is headquartered in Montreal and has offices in New York and Hong Kong. Kitco is one of the largest retailers of precious metals in the world, and a specialized supplier of refining services.

The company is an authorized reseller of products made by some of the most prestigious government mints. Kitco’s website, the world’s #1 precious metals reference, is visited by close to a million people every day.

A leading industry innovator, Kitco was one of the first precious metal companies to offer free real-time market information applications for smart phones.