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Bilingual HR Administrator

Bilingual HR Administrator

CB CanadaMontreal, Quebec, Canada
30+ days ago
Salary
CA$21.00 hourly
Job description

Who we are

At Canadian Premier, everything we do is driven by our genuine desire to build connections with our customers – listening, reflecting, responding – and being there for them during the most trying times of their lives. To be the best at what we do, we look for compassionate, creative people who work efficiently, aren’t afraid to make decisions, and are driven to understand how their role fits into our vision; to be the innovative insurer trusted by families to provide financial protection through partners who care.

For more than 60 years, Canadian Premier has been committed to providing financial security to Canadians and their families in the face of uncertainties, insuring over two million customers coast-to-coast. Every day at Canadian Premier means a day spent helping Canadians and their families build secure tomorrows.

Headquartered in Toronto, Ontario, with an office in Burnaby, British Columbia, we are a wholly owned and independently operated subsidiary of Securian Financial, a Fortune 500 company

Who we need

Reporting to our Manager, Human Resources, we are looking for a Bilingual Human Resource Administrator to join the team on a remote basis to start, shifting to a hybrid role when our Montreal office is set up. You will act as a critical point of support for the HR team, manage the end-to-end administration across the full employee lifecycle, and update, maintain and report on data and information in DayForce and SharePoint. In addition, you will screen, prioritize, and respond to employee requests related to the HR function.

This role may require 5%-10% occasional travel to Toronto or other offices.

Who you are

You are a Bilingual HR Administrator seeking a progressive company that prioritizes Human Resources initiatives. Either way, you are looking for a long-term career move where you can apply and grow your skills in administration and reporting related to recruitment, Employee Relations, and systems.

What's in it for you

Ownership, influence, and impact. This is the opportunity to own and optimize our recruiting, reporting, and HR data management. From updating our employee handbook to assisting with policy rollout, including our new hybrid working model, you will have the chance to shape how our employees access, engage with, and utilize HR-related documents and systems. In addition, as we continue to evolve and expand as a company, you will have the opportunity to grow your influence, take on the administration and reporting of new projects and initiatives, and make an impact on our Human Resources function.

What you will do

  • Recruitment and Onboarding. You will :

Complete background and reference checks via third party website ie Triton.

  • Prepare employment contracts, coordinate the signing process, manage new hire documentation, and process all related forms, system updates, and internal communications (i.e., triton checks, licenses, etc.).
  • Coordinate and facilitate staff onboarding and offboarding, orientation sessions and benefits training programs.
  • HR System Administration. You will :

    • Maintain all employment, student, contractors' files.

  • Input and maintain employee information in the HRIS.
  • Provide HRIS reports as required with analysis of data and trends.
  • Update all HR content on the SharePoint site.
  • Employee Relations. You will :

    • Prepare employment verification letters.

  • Support employee engagement and employee recognition programs.
  • Collaborate with the HR leaders as needed.
  • Compensation. You will :

    • Prepare employee correspondence relating to all employment life cycle changes, including transfers, promotions, increases, reporting changes, and bonus and merit statement letters.

  • Processes system and payroll updates for staff salary increases; liaise with payroll administrator to ensure all payroll data is submitted on time and accurately.
  • Prepare memos for staff vacation entitlements, years of service letters, and awards.
  • HR Communications : You will :

    • Own the HR mailbox.

  • Draft town hall presentations and HR communications.

    • What you bring :

  • The education and experience. You have completed, or you are working towards, a diploma in Human Resources. You may be working towards your CHRP designation. You have 1 year or less experience supporting Human Resources, working directly with hiring managers and helping employees across the organization. You can update and enhance existing policies and processes, create employee letters and memos, input and optimize HR Data, and run reports. You understand the importance of maintaining the privacy and confidentiality of records and information.
  • The communication skills. You must be fully bilingual in French and English with exceptional written and verbal skills.
  • The knowledge. You have an understanding of the applicable employment legislation in the various provinces in which we operate (i.e., Employment Standards Act, Ontario Human Rights Code, Ontario Health & Safety Act, and the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act).
  • The technical skills. You have hands-on experience using a Human Resources Information System. Dayforce is an asset, as is exposure to implementing new technology. You are highly proficient with MS Office Suite, including SharePoint.
  • The accountability and collaboration. You take ownership of your work and its impact on the organization. You have exceptional decision-making skills, guided by your business acumen and analytical approach. You can seamlessly adapt to changes in priorities, the business, or the industry. You have the confidence to take new ideas forward, work independently, and collaborate within and across teams as needed.
  • The influence and interpersonal skills. You have outstanding professional written, verbal, and presentation skills. You can build productive relationships across the organization, contributing to a positive remote and in-office workplace culture.

    • Why join?

    When you're a Canadian Premier employee, you're part of a hard-working, high-performing, bright-thinking, make-things-happen family. One that sees your potential on day one, challenging you to grow your unique strengths as you create a career filled with opportunity, collaboration and meaning. For our newest team members to our most tenured, we're committed to being an employer that supports the person you want to be, at work and outside of it. We’re growing – and we want you to grow with us.

    At Canadian Premier, we know there’s nothing more important than treating each other with respect, compassion, understanding, and dignity. Even though our family has grown over the years, we still maintain the entrepreneurial spirit that got us started. https : / / youtu.be / 4smwYAVRZQA">

    Watch this video to learn more about our core values and our Canadian Premier family.

    Be part of a fast-paced company that offers you exciting opportunities to advance your career while you contribute to helping Canadians build secure tomorrows.

    Many of the individuals who lead our team have an impressive tenure with us, and every single one of them will tell you, it’s about the people—the people we serve and the people we work with. We’re a small organization with flexibility, openness, and responsiveness; with the security and resources to continue to do our work in a way that makes the most impact on our customers.

    Be a part of a place guided by people-focused not profit-driven values : Communicate openly, be accountable, be curious, celebrate together as one family.

    This is a place that stands behind work-life balance, an accessible leadership team, transparent communication, and an atmosphere that can only be described as family-focused. We continue to promote an engaged work-life balance throughout the pandemic with initiatives that include virtual town halls, casual online coffees, mental health workshops and employee appreciation packages. The very nature of what we do – listening to our customers – is the foundation of how we collaborate, learn from one another, embrace diverse perspectives, and hold each other up.

    We offer a competitive base salary with an annual incentive bonus plan, comprehensive benefits, and time off – needed to ensure you can live your best life every day :

    Group Retirement Savings Plan (RRSP)

    A company match for Deferred Profit-Sharing Plan (DPSP)

    Comprehensive group benefits program

    Professional growth and development opportunities through training and educational assistance programs

    A flexible workplace policy

    If you have the majority of the qualifications we’re looking for and you’re interested in joining the team, we encourage you to express your interest by submitting an application. Apply now.

    Canadian Premier is committed to providing a barrier-free work environment in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act and the Ontario Human Rights Code. As such, Canadian Premier will provide reasonable accommodations available to applicants with disabilities upon request during the recruitment process. Please contact [email protected] for accommodation requests.

  • Securian Financial is the marketing name for Securian Financial Group, Inc. and its affiliates. Insurance products are issued by its affiliated insurance companies. 2020 Fortune 500 Companies List, May 2020.

    • Qui sommes-nous?

    À la Première du Canada, tout ce que nous faisons est motivé par notre véritable souhait d’établir des liens avec nos clients (les écouter, réfléchir à leurs propos et y réagir) et de leur offrir du soutien pendant les périodes les plus difficiles de leur vie. Pour être les meilleurs dans notre domaine, nous sommes toujours à la recherche de personnes compatissantes et créatives qui travaillent efficacement, qui n’ont pas peur de prendre des décisions et qui sont déterminées à comprendre en quoi leur rôle s’inscrit dans notre vision  : être la compagnie d’assurance novatrice de confiance vers laquelle se tournent les familles pour obtenir une protection financière par l’intermédiaire de partenaires qui ont leur bien-être à cœur.

    Depuis plus de 60 ans, la Première du Canada est déterminée à fournir une sécurité financière aux Canadiens et à leurs familles pour parer aux incertitudes. L’entreprise assure aujourd’hui plus de deux millions de clients d’un océan à l’autre. Ici, chaque jour est une journée passée à aider les Canadiens et leurs familles à créer un avenir financier sûr.

    Outre notre siège social qui est situé à Toronto (en Ontario), nous avons un bureau à Burnaby (en Colombie-Britannique). Veuillez noter que nous sommes une filiale en propriété exclusive et indépendante de Securian Financial, une société Fortune 500

    De qui avons-nous besoin?

    Nous sommes à la recherche d’un administrateur, ressources humaines, bilingue. Cette personne, qui relèvera de notre gestionnaire, ressources humaines, se joindra d’abord à l’équipe en télétravail. Elle passera ensuite à un modèle de travail hybride, une fois notre bureau de Montréal établi. Le titulaire de ce poste agira à titre de personne-ressource en matière de soutien principale pour l’équipe des ressources humaines (RH). Il gérera également l’administration de bout en bout du cycle de vie complet des employés, mettra à jour et gérera les données et les informations, en plus de produire des rapports sur celles-ci dans Dayforce et dans SharePoint. De plus, il devra sélectionner, établir l’ordre de priorités et traiter les demandes des employés liées aux RH.

    Ce poste peut nécessiter des déplacements occasionnels à Toronto ou dans d’autres bureaux, dans une mesure de 5 % à 10 %.

    Qui êtes-vous?

    Vous êtes un administrateur des RH bilingue qui souhaite travailler pour une entreprise progressive qui accorde la priorité aux initiatives en ressources humaines. Quoi qu’il en soit, vous êtes à la recherche d’une entreprise où vous pourrez avoir une carrière à long terme ainsi que mettre en pratique et développer vos compétences en administration et en production de rapports liés au recrutement, aux relations avec les employés et aux systèmes.

    Quels sont les avantages pour vous?

    Responsabilité, influence et incidence. Voici l’occasion de prendre en charge et d’optimiser notre processus de recrutement, notre production de rapports et notre gestion des données RH. De la mise à jour de notre manuel de l’employé au soutien à la mise en œuvre de politiques (dont notre nouveau modèle de travail hybride), vous aurez la possibilité de façonner les méthodes d’accès aux documents et aux systèmes liés aux RH, ainsi que les manières dont les employés les utilisent. De plus, alors que nous continuons d’évoluer et de prendre de l’expansion en tant qu’entreprise, vous aurez l’occasion d’accroître votre influence, d’assumer la responsabilité de l’administration et de la production de rapports pour de nouveaux projets et de nouvelles initiatives, et de modifier le fonctionnement des RH.

    Quelles seront vos tâches?

  • Le recrutement et l’intégration des nouveaux employés. Vous devrez  :

    • Effectuer des vérifications des antécédents et des références au moyen d’un site Web tiers (c’est-à-dire Triton).

  • Préparer les contrats de travail, coordonner le processus de signature, gérer la documentation des nouveaux employés ainsi que traiter l’ensemble des formulaires, des mises à jour du système et des communications internes connexes (c’est-à-dire les vérifications dans Triton, les permis, etc.).
  • Coordonner et faciliter l’intégration et le départ des membres du personnel, les séances d’orientation et les programmes de formation sur les avantages sociaux.
  • L’administration du système des RH. Vous devrez  :

    • Tenir à jour tous les dossiers d’employés, d’étudiants et d’entrepreneurs.

  • Saisir et tenir à jour les renseignements sur les employés dans le système d’information sur les ressources humaines (SIRH).
  • Fournir des rapports SIRH, le cas échéant, accompagnés d’analyses des données et des tendances.
  • Mettre à jour tout le contenu des RH sur le site SharePoint.
  • Les relations avec les employés. Vous devrez  :

    • Préparer les lettres de vérification d’emploi.

  • Soutenir l’engagement des employés et les programmes de reconnaissance des employés.
  • Collaborer avec les dirigeants des RH au besoin.
  • La rémunération. Vous devrez  :

    • Préparer la correspondance aux employés concernant tous les changements du cycle de vie de l’emploi, notamment celle concernant les mutations, les promotions, les augmentations salariales, les changements de rattachement hiérarchique et les lettres d’obtention d’une prime et de déclaration de mérite.

  • Traiter les mises à jour du système et de la paie pour ce qui est des augmentations salariales des membres du personnel ainsi qu’assurer la liaison avec l’administrateur de la paie pour veiller à ce que toutes les données salariales soient soumises en temps opportun et avec exactitude.
  • Préparer des notes de service concernant les droits aux vacances des membres du personnel, les lettres d’années de service et les distinctions décernées.
  • Les communications RH : Vous devrez  :

    • Assumer la responsabilité de la boîte aux lettres des RH.

  • Rédiger des présentations destinées aux employés et des communications RH.

    • Quelles sont l’éducation, l’expérience, les connaissances, les compétences et les qualités que vous devez avoir?

  • Éducation et expérience. Vous avez obtenu, ou vous êtes en voie d’obtenir, un diplôme en ressources humaines. Vous œuvrez peut-être à l’obtention de la désignation de conseiller en ressources humaines agréé (CRHA). Vous avez au plus un an d’expérience en soutien aux ressources humaines, acquise en travaillant directement avec les gestionnaires d’embauche et en aidant des employés à l’échelle de l’entreprise. Vous pouvez mettre à jour et améliorer les politiques et les processus existants, rédiger des lettres et des notes de service destinées aux employés, saisir et optimiser les données RH, et produire des rapports. Vous comprenez l’importance de protéger la nature privée et confidentielle des dossiers et des renseignements personnels des employés.
  • Compétences en communication. Vous devez être entièrement bilingue (français et anglais) et posséder des compétences exceptionnelles à l’oral et à l’écrit.
  • Connaissances. Vous comprenez les lois applicables en matière d’emploi dans les différentes provinces où nous exerçons nos activités (soit la Loi sur les normes d’emploi, le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi sur la santé et la sécurité de l’Ontario et la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario).
  • Compétences techniques. Vous avez une expérience pratique de l’utilisation d’un système d’information sur les ressources humaines. Connaissance de Dayforce, un atout, tout comme le fait d’avoir une connaissance de la mise en œuvre de nouvelles technologies. Vous maîtrisez très bien la suite MS Office, y compris SharePoint.
  • Esprit de responsabilisation et de collaboration. Vous assumez la responsabilité de votre travail et de ses répercussions sur l’entreprise. Vous avez d’excellentes aptitudes en matière de prise de décisions, qui sont guidées par votre sens des affaires et votre approche analytique. Vous n’avez aucune difficulté à vous adapter aux changements d’ordre des priorités ou à ceux apportés au sein de l’entreprise ou de l’industrie. Vous avez la confiance en soi nécessaire pour concrétiser de nouvelles idées, travailler de façon autonome et collaborer au sein de diverses équipes, au besoin.
  • Capacité d’influencer autrui et compétences interpersonnelles . Vous possédez des compétences professionnelles exceptionnelles en communication écrite et verbale ainsi qu’en présentation. Vous pouvez nouer des relations productives avec des employés à l’échelle de l’entreprise, contribuant ainsi à une culture positive du milieu de travail en télétravail et au bureau.

    • Pourquoi vous joindre à notre équipe?

    Lorsque vous êtes un employé de la Première du Canada, vous faites partie d’une famille qui travaille fort, qui est très performante, qui a une mentalité novatrice et qui contribue au changement. Une famille qui voit votre potentiel dès le premier jour et qui vous met au défi de développer vos forces uniques, alors que vous poursuivez une carrière riche de signification aux nombreuses occasions et collaborations. Pour les membres de notre équipe, des nouveaux aux plus anciens, nous nous engageons à être un employeur qui soutient la personne que vous voulez être, dans vos vies professionnelle et personnelle. Nous sommes en pleine croissance et nous voulons que vous grandissiez avec nous.

    À la Première du Canada, nous savons qu’il n’y a rien de plus important que de se traiter les uns les autres avec respect, compassion, empathie et dignité. Même si notre famille a grandi au fil des ans, nous maintenons toujours le même esprit d’entreprise qu’à nos débuts. https : / / youtu.be / 4smwYAVRZQA">

    Regardez cette vidéo pour en savoir plus sur nos valeurs fondamentales et notre famille.

    Faites partie d’une compagnie en pleine expansion qui vous offre des occasions intéressantes de progresser dans votre carrière tout en contribuant à aider les Canadiens et Canadiennes à assurer leur avenir.

    Bon nombre des personnes qui dirigent notre équipe occupent leur poste depuis très longtemps, et chacune d’entre elles vous dira que les gens sont au cœur de tout ce que nous faisons; les gens que nous servons et les gens aux côtés desquels nous travaillons. Nous sommes une petite entreprise qui fait preuve de flexibilité, d’un esprit d’ouverture et de réactivité. Nous avons l’assurance et les ressources nécessaires pour continuer à faire notre travail de manière à avoir plus d’incidence sur la vie de nos clients.

    Faites partie d’un milieu de travail aux valeurs axées sur les personnes et non sur les profits  : communiquez ouvertement, soyez responsable de vos actions, soyez curieux et célébrez ensemble comme une famille unie.

    Nous valorisons l’équilibre travail-vie personnelle, une équipe de direction accessible, une communication transparente et une ambiance familiale. Veuillez noter que nous continuons de promouvoir un équilibre travail-vie personnelle engagé tout au long de la pandémie grâce à diverses initiatives, dont des assemblées virtuelles, des pauses-café décontractées virtuelles, des ateliers sur la santé mentale et des trousses d’appréciation destinées aux employés. La nature même de nos activités (écouter nos clients) constitue les assises des méthodes auxquelles nous avons recours pour collaborer, apprendre les uns des autres, adopter des points de vue diversifiés et nous soutenir mutuellement.

    Nous offrons un salaire de base concurrentiel, un régime de primes incitatives annuelles, des avantages sociaux complets et des congés rémunérés. Ils sont nécessaires pour vous assurer de pouvoir vivre votre meilleure vie chaque jour  :

    Un régime collectif d’épargne-retraite (REER)

    Une contrepartie de l’entreprise pour le régime de participation différée aux bénéfices (RPDB)

    Un programme d’avantages sociaux collectifs exhaustif

    Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel grâce à des programmes de formation et d’aide à l’éducation

    Une politique de travail flexible

    Si vous possédez la majorité des compétences que nous recherchons et que vous souhaitez vous joindre à notre équipe, nous vous encourageons à exprimer votre intérêt en soumettant votre candidature. Postulez maintenant.

    La Première du Canada est déterminée à offrir un milieu de travail sans obstacle, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et au Code des droits de la personne de l’Ontario. À ce titre, la Première du Canada fournira des accommodements raisonnables sur demande aux candidats ayant un handicap, et ce, tout au long du processus de recrutement. Veuillez envoyer toute demande d’accommodements à l’adresse [email protected].

  • Securian Financial est le nom commercial de Securian Financial Group, Inc. et de ses sociétés affiliées. Les produits d’assurance sont émis par ses compagnies d’assurance affiliées. Liste des entreprises Fortune 500 de 2020, mai 2020.