Adjoint ou adjointe, Développement de projets (remplacement de maternité)

Description du poste

Sommaire du poste :

Relevant de la vice-présidente, Développement de projets, l’adjoint ou l’adjointe, Développement de projets sera responsable d’élaborer et de coordonner les soumissions, les devis et tous les documents pour les clients.

La personne contribue à la coordination des activités, au suivi administratif, à la gestion des documents et à la communication entre les parties prenantes afin d’assurer l’avancement et la conformité des projets reliés aux échéanciers et aux normes de qualité requises.

Responsabilités :

• Offrir un soutien administratif à la vice-présidente, Développement de projets en optimisant son horaire de travail en priorisant et ajustant les réunions, les déplacements et les autres engagements;
• Participer aux réunions de projet pour rédiger les comptes rendus en s’assurant que les décisions et les actions sont bien documentées et suivies;
• Coordonner des réunions périodiques pour les départements de Développement, d’Estimation et de Design ainsi que planifier et participer aux réunions de départs pour chaque nouveau projet;
• Suivre les échéanciers et préparer des rapports d’avancement afin d’informer l’équipe ainsi que les parties prenantes;
• Coordonner les activités quotidiennes du département de Développement et offrir un soutien administratif;
• Effectuer l’ouverture de tous nouveaux dossiers selon la procédure et assigner les différentes tâches;
• Coordonner et assurer le bon déroulement des processus établis par l’équipe de Développement et assurer le maintien à jour des données et statuts;
• Maintenir la liste des Prospects dans Salesforce et tenir à jour rigoureusement les jalons pour chacune des tâches assignées, tout en vérifiant que celles-ci sont complétées dans les délais prévus;
• Assurer de bonnes lignes de communication entre les départements et encourager l’utilisation de l’outil de partage d’information privilégié ( Salesforce );
• Maintenir les dossiers de proposition physique en ordre et à jour;
• Participer à l’élaboration des propositions d’affaires en rédigeant les lettres de présentation et les devis ainsi que tous les autres documents nécessaires à la présentation;
• Assurer l’assemblage complet des documents;
• Gérer de manière exhaustive le processus de réponse aux appels d'offres publics (RFP), de l'analyse des documents jusqu'à la coordination des réponses en passant par le suivi des délais;
• Toutes autres tâches connexes.

Qualifications

• Détenir un DEP en administration ou une autre formation pertinente;
• Détenir 3 à 5 ans d’expérience pertinente en administration et en construction;
• Maîtriser la suite Microsoft Office;
• Avoir un bon esprit d'analyse et être discipliné;
• Avoir le sens de la planification du travail et de la gestion des dossiers;
• Savoir gérer les attentes en établissant des priorités;
• Avoir de l’expérience pratique dans un emploi similaire et dans un environnement de travail au rythme rapide et sous pression.

Aptitudes :

• Posséder un fort sens du professionnalisme et une aptitude à travailler de manière autonome;
• Démontrer une excellente capacité à communiquer et de bonnes habiletés interpersonnelles;
• Gérer efficacement les priorités et les échéanciers serrés.

Informations complémentaires

Travailler chez MONTONI, c’est avoir accès à une solide offre de rémunération globale :

• Rémunération équitable et avantageuse;
• Méthode de travail en mode hybride avec 2 jours par semaine en télétravail après 3 mois de service continu;
• Activités sociales multiples et une vie au travail animée;
• Comité bien-être en place, un accès à un gym et à des activités sportives;
• Collations, thé et café à volonté;
• Services sur place (nettoyeur, changement de pneus saisonniers);
• Billets de hockey ou de spectacles à gagner régulièrement.

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TeamMONTONI