Bilingual Project Coordinator | Coordonnatrice ou coordonnateur de projets bilingue, Odgers Berndtson

French follows / Le français suit

Odgers Berndtson transforms organizational performance by recruiting and developing exceptional leaders and teams. We identify, assess, and support compelling leaders who make strong candidates for leadership teams that significantly impact businesses and our communities.

If you are naturally curious and an eager learner, have a passion for writing and want to learn more about how organizations select and develop their top talent, you could be a great fit here!

We are looking for a highly motivated bilingual Project Coordinator to join our office in Montréal. In this crucial role, you will handle project coordination, prepare various reports, presentations, and proposals in both official languages, and offer general administrative services and client assistance in support to the Partners in the Executive Search and Leadership Advisory Practices.

To be successful in this role, you should have excellent bilingual communication skills with a meticulous attention to detail.

You have great time management skills and are comfortable liaising with executives in a confidential, fast-paced environment.

The person will have experience working in a professional service or executive search firm or providing administrative support to executive-level personnel.

If you are looking to further develop your skills and join a firm where you can make a real impact, this could be the perfect opportunity for you.

Key Responsibilities :

Project Coordination :

• Coordinate multiple recruitment and assessment processes from beginning to end and communicate and report on project status.
• Proactively manage projects and candidate activity by tracking information through the database and reporting tools.
• Own interview scheduling with candidates and clients to ensure a smooth interview experience.
• Liaise with clients and candidates, arranging interviews and business development meetings.

Document Management :

• Write and edit briefing documents, candidate reports, interview guides, search reports, proposals, and RFP’s in both official languages.
• Proofread proposals and other client material for accuracy, clarity, readability, appropriate tone, and consistency with brand guidelines.
• Ensure client-facing documents across all formats reflect the firm’s brand standards, are accurate, adhere with internal quality standards, and are delivered in a timely manner.
• Meet submission deadlines by establishing priorities and target dates for information gathering, writing, review, and approval.

Maintain regular communication with Partners to ensure deadlines are met.

Administrative Support :

• Carry out day-to-day administrative functions to support the smooth running of the office, including welcoming clients, candidates, and other visitors.
• Support other team members as required, providing timely answers to requests, and work closely with the other Project Coordinator in the Montréal office.
• Participate in special projects and perform other duties as assigned.

Qualifications :

• Education and Experience : University / college graduate or commensurate experience, with a minimum of 3-5 years providing administrative support at the senior level within a professional services or executive search firm.
• Communication Skills : Impeccable written and verbal French and English communication skills, with the ability to compose and initiate various forms of correspondence in both official languages.

Professional demeanour in all interactions.

Technical Skills : Proficient knowledge of MS Office. Working knowledge of Salesforce database is an asset.

Desired Characteristics :

• Administrative Support : Demonstrated proficiency in supporting senior executives within a professional services or executive search firm, showcasing sound judgment, and maintaining composure under pressure.
• Organization and Reliability : Process ownership and the motivation to deliver consistently, stay on top of the workload, and keep the team on schedule with deliverables.
• Time Management : Ability to handle work from multiple stakeholders in a fast-paced, deadline-driven environment. This includes solid organizational skills and the ability to execute responsibilities promptly and efficiently.
• Attention to detail : Has strong follow-through capabilities and high attention to detail.
• Flexibility : Exhibits flexibility and high-level organizational skills, with the capacity to easily shift priorities.
• Initiative : A self-starter with an entrepreneurial mindset, ready to take on tasks independently. Ability to anticipate issues and respectfully challenge.
• Service-oriented : A strong commitment to customer service and a willingness to go above and beyond to create positive relationships and build trust with colleagues, clients, and candidates.

Maintain a high degree of discretion and confidentiality.

Analytical and Research Skills : Strong analytical and research skills to make informed decisions, track assignments, and provide insights for creating reports and proposals.

We would like to thank all applicants but regret that we are only able to personally contact those individuals whose backgrounds best match the requirements for the role.

Odgers Berndtson Canada is an equal opportunity employer. In accordance with the Accessible Canada Act, 2019 and all applicable provincial accessibility standards, upon request, accommodation will be provided by Odgers Berndtson throughout the recruitment, selection and / or assessment process to applicants with disabilities.

As part of our efforts to better understand our ability to reach as broad a pool of candidates as possible for our searches, our DEI team would like to encourage you to take a moment and access our

Odgers Berndtson transforme le rendement des organisations en trouvant et en développant des cadres et des équipes exceptionnels.

Elle recrute, évalue et soutient des personnes éloquentes qui deviendront des leaders d’excellence au sein des équipes de direction appelées à exercer une influence considérable sur les entreprises et les collectivités.

Si vous êtes une personne curieuse et avide d’apprendre, si vous vous passionnez pour la rédaction et si vous voulez en savoir plus sur le processus de sélection et de perfectionnement des meilleurs talents des organisations, cette occasion est pour vous!

Nous sommes à la recherche d’une personne bilingue et très motivée pour occuper le poste de coordonnatrice ou de coordonnateur de projets à notre bureau de Montréal.

Dans ce rôle crucial, elle sera responsable de coordonner des projets et de préparer des rapports, des présentations et des propositions de diverse nature dans les deux langues officielles.

De plus, elle offrira des services administratifs généraux et une assistance à la clientèle pour soutenir les associées et associés des Pratiques Recrutement de cadres et Conseil en leadership.

La personne qui occupera le poste doit être en mesure de bien communiquer dans les deux langues officielles et avoir le souci du détail.

Dotée d’excellentes compétences en gestion du temps et tenue à la confidentialité, elle devra être à l’aise de travailler en collaboration avec des cadres dans un milieu en constante évolution.

De plus, elle aura de l’expérience au sein d’une firme de services professionnels ou de recrutement de cadres, ou dans le domaine du soutien administratif à des personnes occupant des postes de direction.

Si vous souhaitez parfaire vos compétences et vous joindre à une firme où vous pourrez avoir une réelle influence, cette offre pourrait être l’occasion idéale pour vous.

Principales responsabilités :

Coordination de projets :

• Coordonner plusieurs processus de recrutement et d’évaluation du début à la fin, et communiquer l’état d’avancement du projet et en rendre compte.
• Gérer de manière proactive les projets et les activités des personnes candidates en faisant le suivi des renseignements à l’aide de la base de données et d’outils de production de rapports.
• Chapeauter la planification des entrevues avec les personnes candidates et la clientèle pour en garantir le bon déroulement.
• Communiquer avec la clientèle et les personnes candidates organiser des entrevues et des rencontres de développement des affaires.

Gestion des documents :

• Rédiger et réviser des documents d’information, des rapports de candidatures, des guides d’entrevue, des rapports de recrutement, des propositions et des réponses aux appels d’offres dans les deux langues officielles.
• Relire les propositions et autres documents de la clientèle pour en garantir l’exactitude, la clarté, la lisibilité, la justesse du ton et la conformité aux lignes directrices de la marque.
• Veiller à ce que les documents destinés aux clients, quel que soit leur format, respectent les normes de la marque et de qualité interne de la firme, soient exacts et soient livrés dans les délais impartis.
• Respecter les délais de dépôt des documents en établissant les priorités et les dates cibles pour la collecte d’information, la rédaction, l’examen et l’approbation;

communiquer régulièrement avec les associées et associés pour garantir le respect des échéances.

Soutien administratif :

• Exécuter les fonctions administratives quotidiennes qui garantissent le bon fonctionnement du bureau, comme l’accueil de la clientèle, des personnes candidates et d’autres visiteuses et visiteurs.
• Soutenir les autres membres de l’équipe au besoin en fournissant des réponses rapides aux demandes et travailler en étroite collaboration avec l’autre coordonnatrice de projets du bureau de Montréal.
• Participer à des projets spéciaux et accomplir d’autres tâches au besoin.

Qualifications :

• Formation et expérience : Diplôme universitaire ou collégial ou expérience équivalente et au moins trois à cinq ans d’expérience dans le domaine du soutien administratif à des personnes occupant des postes de direction au sein d’une firme de services professionnels ou de recrutement de cadres.
• Compétences en communication : Parfaite maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral, et capacité à rédiger et à amorcer des communications sous diverses formes dans les deux langues officielles.

Attitude professionnelle dans toutes les interactions.

Compétences techniques : Connaissance approfondie de la suite MS Office. Connaissance pratique de la base de données Salesforce (un atout).

Qualités souhaitées :

• Soutien administratif : Capacité démontrée à soutenir des cadres supérieurs au sein d’une firme de services professionnels ou de recrutement de cadres, à faire preuve de discernement et à garder son sang-froid sous pression.
• Organisation et fiabilité : Gestion de l’exécution des processus, détermination à produire des résultats constants et capacité à planifier efficacement la charge de travail et à faire en sorte que l’équipe respecte les échéances.
• Gestion du temps : Capacité à gérer le travail de plusieurs parties prenantes dans un environnement où le rythme est soutenu et les délais serrés et à s’acquitter de ses responsabilités avec rapidité et efficacité, grâce à un excellent sens de l’organisation.
• Souci du détail : Grand souci du détail et capacité à atteindre ses objectifs.
• Souplesse : Souplesse, grand sens de l’organisation et facilité à réorganiser ses priorités.
• Sens de l’initiative : Esprit d’initiative, fibre entrepreneuriale, disposition à assumer des tâches de manière autonome, et capacité à anticiper les problèmes et à remettre en question les idées de manière respectueuse.
• Culture de service : Engagement ferme à fournir un excellent service à la clientèle et volonté de se surpasser pour instaurer la confiance et établir de bonnes relations avec les collègues, la clientèle et les personnes candidates;

maintien d’un haut degré de discrétion et de confidentialité.

Compétences analytiques et de recherche : Solides compétences analytiques et de recherche qui permettent de prendre des décisions éclairées, de faire le suivi des mandats et de fournir des renseignements pour l’élaboration de rapports et de propositions.

Odgers Berndtson est profondément engagée envers l’équité, la diversité et l’inclusion. Nous accueillons les candidatures de membres de tous les groupes méritant l’équité.

Si vous souhaitez devenir un membre apprécié d’une grande équipe, veuillez poser votre candidature dans la plus stricte confidentialité.

Nous remercions tous les candidats et candidates de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont le profil correspond le mieux aux exigences du poste.

Odgers Berndtson Canada souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Conformément à la Loi canadienne sur l’accessibilité (L.

C. 2019) et aux normes d’accessibilité provinciales, Odgers Berndtson fournira, sur demande, des mesures d’accompagnement aux personnes souffrant d’un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation.

Afin de perfectionner sa capacité à constituer un bassin de candidats et de candidates aussi vaste que possible, l’équipe chargée de l’équité, de la diversité et de l’inclusion d’Odgers Berndtson vous encourage à prendre quelques minutes pour remplir ce .