Description du poste
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Identification de l’emploi
- Titre de l’emploi : Adjoint.e exécutif.ve, Bureau du Directeur fondateur
- Division : Bureau du Directeur fondateur
- Supérieur immédiat : Directeur fondateur émérite
- Statut : Contractuel 2ans, temps plein 35h / sem. (remplacement de congé maternité)
- Durée de l'affichage : 30 janvier au 23 février 2024
- Entrée en poste : Le plus tôt possible
Sommaire de l’emploi
L'Adjoint.e exécutif.ve est le point central de coordination pour le Directeur fondateur, garantissant le bon déroulement de ses engagements professionnels et personnels. Ce rôle implique la gestion des agendas, des communications et des fonctions administratives tout en collaborant avec les équipes internes et les contacts externes. En tant que lien de confiance du Directeur fondateur, l'Adjoint.e exécutif.ve joue un rôle clé dans le soutien de ses tâches quotidiennes, la supervision de projets importants et le maintien d'un environnement de bureau organisé et efficace.
Principales responsabilités de l’emploi
Gestion de l'agenda et des activités quotidiennes
Coordonner l’emploi du temps quotidien du Directeur fondateur, y compris les réunions, événements et échéances.Préparer et distribuer la documentation des réunions, assurer le suivi des points à l’ordre du jour et communiquer les mises à jour de l’agenda.Filtrer et gérer les appels et les courriels, hiérarchiser les demandes et résumer les correspondances clés.Organiser les déplacements, y compris les réservations et les itinéraires.Coordonner avec des organisations et institutions externes la participation du Directeur fondateur à des événements spéciaux, tels que des cérémonies de remise de prix, des engagements médiatiques, les conférences et les réunions annuelles.Tâches administratives
Préparer et rédiger de la correspondance en français et en anglais de haut niveau, y compris des courriels, des lettres, des rapports et des biographies.Superviser la coordination des conseils d'administration auxquels siège le Directeur fondateur (p. ex., CCA, FIM, Table des Grands Jardins et Fondation Arthur Erickson).Collaborer à l’organisation des systèmes de classement pour la correspondance, les documents de projet et les communications.Traiter les factures, les remboursements, les réclamations d’assurance et les rapports de dépenses.Gérer les demandes médiatiques et d’entrevues, et coordonner les activités liées à la presse au besoin.Projets Spéciaux et Assistance Personnelle
Suivre et gérer les demandes de dons, les renouvellements d’abonnements et les activités de suivi.Organiser les remerciements personnels et professionnels, y compris les cartes et cadeaux des dates importantes du Directeur fondateur (ex. tenir à jour une liste des anniversaires et des événements marquants, et faire le suivi des livres envoyés aux amis et collègues), lui rappeler ces dates et envoyer des cartes et cadeaux selon ses instructions.Soutenir des projets spéciaux, tels que la rédaction de lettres de recommandation ou des initiatives liées au patrimoine, ainsi que leur traduction si nécessaire.Coordonner avec l'Assistante, Projet spécial au Bureau du Directeur fondateur, ainsi qu’avec son Archiviste, Traitement des archives, et l'équipe de communication pour sa prochaine publication, How Does Your City Grow.ENGLISH VERSION
Job identification
Job title : Executive Assistant, Office of the Founding DirectorDivision : Office of Founding DirectorSupervisor : Founding Director EmeritusStatus : Contract, 2years, full-time 35h / sem. (maternity leave replacement)Posting period : 30 January to 23 February 2025Job entry : ASAPJob summary / Purpose of the job
The Executive Assistant serves as the central point of coordination for the Founding Director, ensuring the seamless operation of her professional and personal commitments. This role involves managing schedules, communications, and administrative functions while collaborating with internal teams and external contacts. As the trusted liaison for the Founding Director, the Executive Assistant plays a key role in supporting day-to-day tasks, overseeing key projects, and maintaining an organized and efficient office environment.
Key responsibilities
Schedule and Activity Management
Coordinate the Founding Director’s daily schedule, including meetings, events, and deadlines.Prepare and distribute meeting documentation, follow up on agenda items, and communicate schedule updates.Screen and manage calls and emails, prioritize requests, and summarize key correspondence.Arrange travel plans, including bookings and itineraries.Coordinate with external organizations and institutions regarding the Founding Director’s participation in special events, such as award ceremonies, media engagements, conferences, and annual meetings.Administrative Support
Prepare and draft correspondence with a high level of French and English, including emails, letters, reports, and biographies.Oversee coordination board memberships that the Founding Director sits on (e.g., CCA, FIM, Table des Grands Jardins, and Authur Erickson Foundation).Collaborate in the organization of filing systems for correspondence, project documents, and communications.Process invoices, reimbursements, insurance claims, and expense reports.Manage media and interview requests and coordinate press-related activities as needed.Special Projects and Personal Assistance
Track and manage donation requests, subscription renewals, and follow-up activities.Organize personal and professional acknowledgments, including cards and gifts for key dates (e.g., maintain a list of birthdays and anniversaries, and keep track of books sent to friends and colleagues) for the Founding Director, provide reminders, and send cards and gifts as instructed.Support special projects, such as drafting recommendation letters or heritage-related initiatives, including translation when necessary.Coordinate with the Founding Director`s Assistant, Special Project : her Processing Archivist, and the reach team for her forthcoming publication, How Does Your City GrowQualifications
Qualifications requises pour l’emploi
Niveau de scolarité : Études de niveau baccalauréat en gestion de bureau, droit, communication, administration ou dans un domaine pertinent (un diplôme de deuxième cycle est un atout).Nombre d'années d'expérience pertinentes requises : Un minimum de 3 ans dans un poste de soutien administratifBilingue, maîtrise du français et de l'anglais, avec une préférence pour le français (à l'oral comme à l'écrit).Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps, avec la capacité de prioriser efficacement les tâches.Maîtrise avancée des logiciels de bureau (Word, Excel, Outlook et autres programmes de la suite Office) ; la familiarité avec les applications de gestion de projets et les applications web.Discrétion et professionnalisme dans la gestion des affaires confidentielles et sensibles.Attention aux détails dans la préparation des documents, le classement, la communication et l'archivage.Curiosité, débrouillardise et autonomie.ENGLISH
Bachelar level studies in office management, law, communication, administration, or a relevant field (an Master`s degree is an asset).A minimum of 3 years in an administrative support role.Bilingual proficiency in French and English, with an emphasis on French (both spoken and written).Strong organizational and time management skills, with the ability to prioritize tasks effectively.Advanced proficiency in office software (Word, Excel, Outlook, and other Office Suite programs); familiarity with project management and web applications.Discretion and professionalism in handling confidential and sensitive matters.Attention to detail in document preparation, filing, communication, and archiving.Curiosity, resourcefulness, and autonomy.Informations complémentaires
Vous profiterez des avantages suivants
La conciliation travail-vie personnelle, avec possibilité de télétravail partielHoraire 35h / semaine et politiques d’heures flexibles4 semaines de vacances dès la première annéeQuantité généreuse de jours de congé de maladie, de congés personnels et de jours de congés du CCAAssurances collectives, programme d’aide aux employés et régime de retraite disponiblesAccès aux expositions du CCA et rabais sur ses publications et à la librairieVeuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de présentation) au plus tard le 23 février 2025 , à l’attention de la division Personnes et Culture du Centre Canadien d’Architecture. Seuls les candidats retenus seront contactés.
Le CCA a une politique d’équité en matière d’emploi et encourage la diversité. Le CCA invite toute personne possédant les compétences mentionnées dans l’affichage de poste à soumettre leur candidature. L’utilisation du genre masculin n’a pour but que d’alléger le texte et comprend tous les genres.
Pour connaître toutes les opportunités d’emploi au CCA, visitez notre site web : www.cca.qc.ca
You will enjoy the following benefits :
Work-life balance, with the possibility of partial telework35 hours / week schedule and flexible hours policy4 weeks of vacation after the first yearGenerous amount of sick days, personal days and CCA daysGroup insurance, employee assistance program and pension plan availableAccess to CCA exhibitions and discounts on CCA publications and at the bookstorePlease submit your application (resume and cover letter) to the attention of the People and Culture division of the Canadian Centre for Architecture, 1920 rue Baile, Montreal (Quebec) H3H 2S6. The application deadline is 23 February 2025 . Only successful applicants will be contacted.
The CCA has an employment equity policy and encourages diversity. The CCA invites applications from anyone with the qualifications listed in the job posting.
To find out about all the employment opportunities at the CCA, visit our website : www.cca.qc.ca
