Coordonnateur(-trice) - Gestion des actifs TI

Rôle et responsabilités

Le coordonnateur ou la coordonnatrice gestion des actifs TI et logistique est responsable de la gestion des actifs informatiques, matériels et logiciels.

La personne titulaire de cet emploi gère l’approvisionnement de l’ensemble des logiciels et du matériel informatique. Elle veille à l'optimisation de leur utilisation ainsi qu’à la conformité à l'égard des ententes contractuelles souscrites par HEC.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

• Gère l’ensemble des demandes d’achats de matériel, de logiciel et de services informatiques, dans le respect des normes institutionnelles en lien avec le Service de l’approvisionnement.
• Maintient l'inventaire des logiciels, assure le suivi des droits d'utilisation (licences).
• Agit à titre de responsable de la maintenance des actifs matériels et logiciels dans la base de données de gestion de configuration (CMDB)
• S’assure du respect des ententes de licences pour les logiciels.
• Établit des mesures de contrôle appropriées.
• Prépare et présente un tableau d'utilisation des licences périodiquement pour démontrer les tendances.
• Recueille, rassemble et procède à l’analyse des informations, rédige des rapports et des recommandations via des indicateurs de performances clés.
• Assure un suivi proactif et optimal des droits d'utilisation des logiciels avec les équipes de support et déploiement. Explique les écarts et proposer des pistes d'optimisation.
• Négocie de façon proactive les renouvellements des ententes conformément à la politique d'achats de l'entreprise en assurant un contrôle optimal des coûts.
• Effectue des recommandations d'optimisation, lorsque nécessaires.
• Agit en tant que personne-ressource auprès des utilisateurs et des collègues, effectue diverses recherches d'informations en fonction des besoins ciblés pour les utilisateurs et produit des rapports clairs et concis à cet effet.
• Intervient et conseille les fournisseurs de logiciels d'infrastructure et de bureautique pour régler les enjeux de support et maintenance vécus par les équipes internes.
• Identifie les opportunités de réduction des coûts lors des renouvellements des différentes ententes de support et maintenance en proposant des plans d'actions appropriés.
• Est le contact principal lors des audit ou exercices de conformité des fournisseurs.
• Recherche, identifie et évalue des sources d’approvisionnement en équipement micro-informatique.
• Réalise une analyse comparative des différentes options, en soumet la synthèse aux personnes concernées et recommande le meilleur achat.
• Collabore à l’établissement des relations avec les fournisseurs de concert avec le Service de l’approvisionnement.
• Pour les acquisitions d’envergure, assure le suivi du processus d’appels d’offre en collaboration avec le Service de l’approvisionnement.
• Participe à la préparation et à la révision des documents d’appels d’offre; veille à la conformité des spécifications techniques;
• Collabore à l’évaluation des soumissions reçues et recommande le meilleur achat selon les exigences établies.

Volet administratif

• Assure le suivi régulier du budget et renseigne son supérieur immédiat sur les montants disponibles.
• Participe à la préparation budgétaire annuelle en obtenant les informations nécessaires auprès des fournisseurs et collègues des Systèmes d'information, produire des synthèses des contrats ainsi que des tableaux de comparaison de coûts.

Déploiement du parc informatique

Inventaire

S’assure du contrôle de l’inventaire et du déploiement du parc informatique de HEC Montréal (matériel et logiciel).

Autres

• Se tient à l’affût des nouveautés et des tendances pour son secteur d’activités.
• Effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions.
• Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

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Profil recherché

• Baccalauréat en administration, option gestion des opérations et de la logistique, ou dans une discipline jugée appropriée et un minimum de deux années d’expérience de travail pertinente*
• Certifications dans le domaine (un atout)
• Forte expérience dans l’utilisation de base de données de gestion de configuration (CMDB)
• Connaissance des méthodes d’appels d’offre et d’approvisionnement du secteur public
• Habilité à lire, comprendre et synthétiser des documents légaux;
• Connaissance des rouages administratifs, budgétaires et comptables
• Connaissance dans l'interprétation et l'application des termes et conditions reliés aux contrats de licences;
• Très bonne connaissance des technologies de l’information
• Bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
• Bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées
• Aptitudes et qualités recherchées
• Autonomie dans le travail; capacité de travailler avec un minimum de supervision
• Esprit d’analyse, capacité de synthèse
• Fortes habiletés en planification et organisation du travail.
• Capacité de travailler sous pression sur plusieurs dossiers ainsi qu’avec des délais restreints.
• Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), dans les communications orales et écrites et à vulgariser le langage technique
• Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.

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Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival : 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail : mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées
• Accès à un service de télémédecine

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