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Customer Service Representative

Customer Service Representative

EXFO incquébec city, qc, Canada
6 days ago
Job type
  • Full-time
Job description

Customer Service Representative Main locations :

Quebec, Quebec, CA Quebec, Quebec, CA

Job Type : Full-time Workplace type : Hybrid Offer number : 4794

EXFO develops smarter test, monitoring and analytics solutions for the global communications industry. We are trusted advisers to fixed and mobile network operators, hyper-scalers and leaders in the manufacturing, development and research sector. They count on us to deliver superior visibility and insights into network performance, service reliability and user experience. Building on over 35 years of innovation, EXFO’s unique blend of equipment, software and services enable faster, more confident transformations related to 5G, cloud-native and fiber optic networks.

Since our beginnings in 1985, diversity has been one of EXFO's core values, fostering an inclusive corporate culture. We welcome people with a wide range of skills and experience into a culture that values innovative ideas, teamwork, and a customer- and market-focused approach. We seek the active contribution of everyone, with respect for the individual, the environment and the community. This is how we fulfill our purpose : to ensure the connected world meets the highest expectations, to bring together people, communities and businesses.

Customer Service Representative

Job title : Customer Service Representative

Division / Function : Fiber Monitoring

Business unit / department : Customer Experience

Country : Canada

City : Québec

Based in Quebec, and as part of our Customer Experience team for RFTM (Remote Fiber Test Monitoring) solutions, your main responsibility is to enter and manage Customer orders while providing exceptional service to our customers based worldwide.

More specifically, your duties will consist of :

  • Follow up, on a daily basis, the current project orders (shipment, export deliveries, invoicing milestones)
  • Coordinate activities and internal follow-up with other departments involved in the order processing, i.e. Finance, Planning, Transportation & Customs, Customer Success Management and Sales departments based worldwide
  • Respond to customer enquiries and requests rapidly and in a professional manner
  • Processing, documenting and following up on customer’s complaints.
  • Maintain and develop departmental and company procedures
  • Keeping accurate and up to date records
  • Communicate effectively with all external and internal customers
  • Participate in the continuous improvement of our customer service quality
  • Provide essential service during vacation and end of quarters, as required

Required skills

  • Capable to work with a team and autonomously
  • Knowledge of customer service in a fast-paced environment
  • Knowledge of the basic International Trade rules (Incoterms, means of international payments, principle of billing milestones)
  • Understanding of the worldwide market
  • Problem-solving skills to identify customer issues and requests, analyze them and propose appropriate solutions
  • Strong management skills to effectively plan activities, define priorities and meet deadlines.
  • Proficiency in Microsoft Office applications ie Word. Excel and Outlook
  • Knowledge of SAP
  • Process driven
  • Manage all aspects of the customers’ expectations

    • Other

  • Extremely customer-oriented
  • Action- and results-driven
  • Adaptability, agility and flexibility
  • Rigor and organization
  • Good analytical skills and judgment
  • Manage multiple orders
  • Commitment to quality
  • Highly professional and take responsibility for own actions
  • Excellent communication and interpersonal skills both verbal and written
  • Promote a “team player” attitude and respect
  • Positive attitude, enthusiastic and self-motivated
  • Sensitive to cultural diversity

    • Education and Experience

  • Minimum of three (3) years of experience in customer service and in a similar position
  • Written and spoken English and French
  • Written and spoken Spanish would be an asset
  • Any relevant studies will be considered.

    • EXFO is an equal opportunity employer.

    Thanks for your interest in EXFO.

    If you have questions, please write us at

    Représentant(e) Service à la clientèle

    Titre du poste : Représentant(e) Service à la clientèle

    Division / Fonction : Surveillance de la fibre

    Unité d’affaires / département : Expérience client

    Pays : Canada

    Ville : Québec

    Basé au Québec, et faisant partie de notre équipe Expérience Client pour les solutions RFTM (Remote Fiber Test Monitoring), votre principale responsabilité est de saisir et de gérer les commandes des clients tout en fournissant un service exceptionnel à nos clients basés dans le monde entier.

    Plus précisément, vos tâches consisteront à

  • Suivre, sur une base quotidienne, les commandes de projets en cours (expéditions, livraisons à l'international, jalons de facturation).
  • Coordonner les activités et faire un suivi à l’interne avec les autres départements impliqués dans le traitement des commandes, à savoir les départements Finance, Planification, Transport et Douanes, Responsable de la réussite des clients et le département de Ventes basés dans le monde entier.
  • Répondre rapidement et de manière professionnelle aux demandes de renseignements et aux requêtes des clients
  • Traiter, documenter et suivre les plaintes des clients.
  • Maintenir et développer les procédures du département et de l'entreprise
  • Tenir des dossiers précis et à jour
  • Communiquer efficacement avec tous les clients externes et internes
  • Participer à l'amélioration continue de la qualité de notre service à la clientèle.
  • Assurer un service essentiel pendant les vacances et à la fin des trimestres, selon les besoins.

    • Compétences requises

  • Capacité à travailler en équipe et de manière autonome
  • Connaissance du service à la clientèle dans un environnement en évolution rapide
  • Connaissance des règles de base du commerce international (Incoterms, moyens de paiement internationaux, principe d’un agenda de facturation)
  • Compréhension du marché mondial
  • Aptitude à résoudre les problèmes afin d’identifier les questions et les demandes des clients, les analyser et proposer des solutions appropriées.
  • Compétences en gestion pour planifier efficacement les activités, définir les priorités et respecter les délais.
  • Maîtrise de Microsoft Office, c'est-à-dire Word. Excel et Outlook
  • Connaissance de SAP
  • Orienté vers les processus.
  • Gérer tous les aspects des attentes des clients

    • Autre

  • Extrêmement orienté vers le client
  • Orienté vers l'action et les résultats
  • Adaptabilité, agilité et flexibilité
  • Rigueur et organisation
  • Bonne capacité d'analyse et de jugement
  • Capacité à gérer plusieurs commandes
  • Engagement vers la qualité
  • Haut niveau de professionnalisme et responsabilité de ses actes
  • Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, tant à l'oral qu'à l'écrit
  • Promouvoir l'esprit d'équipe et le respect.
  • Attitude positive, enthousiasme et avec une motivation personnelle
  • Sensible à la diversité culturelle

    • Formation et expérience

  • Minimum de trois (3) ans d'expérience dans le service à la clientèle et dans un poste similaire.
  • Anglais et français parlés et écrits
  • L'espagnol écrit et parlé serait un atout.
  • Toute formation pertinente sera prise en considération.

    • EXFO est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi.

    Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à EXFO.

    Si vous avez des questions, veuillez nous écrire à l'adresse suivante :

    EXFO is an equal opportunity employer

    Diversity is an asset that has made EXFO strong since its inception because it enriches us. For more information about diversity and inclusion at EXFO, read our DEI Statement.

    For positions located in Quebec, the language requirement is French. However, in the context where the incumbent evolves in an international work environment and where the activities take place mainly outside Quebec, we favor bilingualism as a linguistic requirement.

    Do you have questions about this career opportunity or our hiring process? Contact us at or, if you are applying for a job located in Mexico, at

    Thank you for your interest in EXFO!