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À propos du rôle :
Nous recherchons un assistant administratif expérimenté qui est un utilisateur principal de Microsoft Suite pour prendre en charge plusieurs gestionnaires au sein de notre terminal d'aéroport. Ce rôle est idéal pour un professionnel chevronné et proactif qui s'épanouit dans un environnement à haute énergie et au rythme rapide et qui est passionné par le maintien de la fluidité et de l'efficacité des opérations. Vous serez responsable de tout, de la gestion du bureau à la préparation des présentations et à la planification des réunions à la gestion de la documentation, tout en maintenant le plus haut niveau d'organisation et de professionnalisme.
Nous recherchons un(e) candidat(e) capable d’être pleinement présent(e) sur site à notre terminal. Il s’agit d’un poste 100 % en présentiel, et le télétravail n’est pas possible.
Principales responsabilités :
Coordination et planification du calendrier et des réunions :
- Tenir à jour et gérer des calendriers complexes pour la direction et l'équipe de direction, y compris la planification et la coordination des réunions, des rendez-vous et des événements.
- Anticipez les conflits de planification et résolvez-les de manière proactive.
- Planifier et organiser des réunions, préparer des ordres du jour, des rapports et des présentations.
- Prenez des minutes claires et concises et assurez-vous que les suivis sont effectués.
- S'assurer que tous les participants à la réunion ont le matériel et les documents pertinents.
Gestion de bureau :
Superviser les opérations administratives quotidiennes du bureau pour assurer l'efficacité.Gérer les fournitures, l'équipement et les relations avec les fournisseurs.Documentation et communication :
Rédiger, relire et formater divers documents et rapports, en veillant à l'exactitude et à la confidentialité au besoin.Assurer la liaison entre l'équipe de direction et les intervenants internes et externes, en assurant une communication rapide et efficace.Développer des présentations engageantes, professionnelles et visuellement attrayantes qui améliorent l'impact des initiatives clés.Coordination du projet, multitâche et priorisation :
Soutenez plusieurs gestionnaires, en jonglant efficacement avec les différentes échéances, demandes et besoins administratifs.Aider les gestionnaires à planifier et à suivre l'avancement des projets clés, en veillant à ce que les échéances et les produits livrables soient respectés.À propos de vous :
Expérience éprouvée en tant qu'adjoint exécutif, adjoint administratif ou un rôle similaire dans un environnement au rythme rapide.Plus de 12 ans d'expérience sont requis.Maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier PowerPoint, Outlook et Excel.Compétences organisationnelles et de gestion du temps exceptionnelles.Une grande attention aux détails et la capacité de travailler de manière indépendante.Compétences professionnelles en communication et discrétion lors du traitement d'informations confidentielles.Capacité de s'adapter rapidement, de résoudre les problèmes de manière proactive et de travailler sous pression.Capacité à travailler en présentiel, sur site et à temps plein (le télétravail n’est pas possible).Solides compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français.About the Role :
We’re seeking an experienced Administrative Assistant who is a master Microsoft Suite user to support multiple managers within our airport terminal. This role is ideal for a seasoned, proactive professional who thrives in a high-energy, fast-paced environment and is passionate about keeping operations smooth and efficient. You’ll be responsible for everything from managing the office to preparing presentations and scheduling meetings to managing documentation—all while maintaining the highest level of organization and professionalism.
We are looking for a candidate who can be fully present on-site at our airport terminal. This is a 100% in-person role, and remote work is not available.
Key Responsibilities :
Calendar and Meeting Coordination & Scheduling :
Maintain and manage complex calendars for the executive and management team, including scheduling and coordinating meetings, appointments, and events.Anticipate scheduling conflicts and proactively resolve them.Schedule and organize meetings, prepare agendas, reports and presentations.Take clear and concise minutes, and ensure follow-ups are completed.Ensure all meeting participants have the relevant material and documents.Office Management :
Oversee the day-to-day administrative operations of the office to ensure efficiency.Manage supplies, equipment, and vendor relationships.Documentation & Communication :
Draft, proofread, and format various documents, and reports, ensuring accuracy and confidentiality as needed.Act as a liaison between the executive team and internal / external stakeholders, ensuring timely and effective communication.Develop engaging, professional, and visually appealing presentations that enhance the impact of key initiatives.Project Coordination, Multitasking & Prioritization :
Support multiple managers, juggling various deadlines, requests, and administrative needs efficiently.Support managers in planning and tracking progress of key projects, ensuring deadlines and deliverables are met.About you :
Proven experience as an Executive Assistant, Administrative Assistant, or similar role in a fast-paced environment.More than 12 years of experience is required.Mastery of Microsoft Office Suite, especially PowerPoint, Outlook, and Excel.Exceptional organizational and time-management skills.Strong attention to detail and ability to work independently.Professional communication skills and discretion when handling confidential information.Ability to adapt quickly, solve problems proactively, and work under pressure.Ability to work in person, on-site, full-time (remote work is not possible).Strong written and verbal communication skills in English and French.