Administration assistant Jobs in Mirabel, QC

Vos fonctions

Avec l’aide de l’adjoint du président, la personne titulaire assiste le Président du Conseil d’administration (CA) dans l’exécution de ses fonctions du point de vue administratif. Elle ou il assure la coordination des dossiers administratifs de la Présidence du CA, le soutien administratif pour les membres du conseil d’administration, gère l’ensemble de leurs demandes de nature administrative et ce, en respect des règlements, politiques et directives en vigueur à la STM.

Plus spécifiquement vous :

• Supervisez les activités administratives du bureau de la Présidence du CA de la STM, ainsi que la gestion des demandes d’accès à l’information adressées au bureau du Président;
• En vue des comités et des rencontres préparatoires du conseil d’administration, vous vous assurez de la réception de la totalité de la documentation, la partagez avec le Président et son adjoint pour validation et autorisation, puis transmettez l’ensemble de la documentation au secrétariat du conseil, en informant tous les intervenants concernés;
• Gérez et traitez les correspondances et messages acheminées au Président du CA, les assignez aux personnes concernées ce qui et, le cas échéant, portez à l’attention l’essentiel ou ce qui requière une action de sa part au Président ou à l’adjoint du président;
• Collaborez avec le Président du CA et l’adjoint au président pour assurer un suivi des dossiers en cours ainsi qu’une saine gestion des relations avec les différents partenaires internes, externes, gouvernementaux, etc., lui transmettez tous les renseignements et documents nécessaire à l’exécution de ses fonctions et le tenez informé des messages reçus et des collaborations prioritaires;
• Êtes responsable du suivi administratif de toutes les activités du Président et veillez à la préparation logistique de rencontres, d’événements publics, d’entrevues entre les services STM et les différents services de la Ville de Montréal, les cabinets ministériels, partenaires externes, membres du CA, la direction générale, etc.;
• Assurez la planification, l’organisation logistique et le suivi administratif de rencontres ainsi que la coordination d’activités pour les membres du CA (tels les événements sociaux, visites de chantiers, visites d’établissements de la STM);
• Prenez en charge les commentaires et plaintes de la clientèle adressés au bureau de la Présidence du CA, consultez et informez les personnes concernées, formulez une réponse et portez les cas particuliers à l’attention du Président ou de son adjoint;
• Assumez toutes tâches et toutes responsabilités inhérentes à votre fonction ou qui peuvent vous être confiées.

Le talent recherché

Votre profil est activement recherché si vous :

Toute combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente peut être considérée.

Vous êtes une personne reconnue pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes :

Nous aimerions en apprendre davantage sur vous!