Administration assistant Jobs in Beloeil, QC

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Job Details

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :

Effectue des tâches administratives générales telles que la gestion du courrier, la rédaction et la maintenance de systèmes de remplissage pour le programme.

Au besoin, responsable de traiter les demandes de co-paiement pour les patients, les pharmacies et / ou les médecins pour les programmes offrant une assistance de co-paiement ou des paiements de conciergerie.

Assure la liaison avec les gestionnaires de programme pour s'assurer que les ICPs de co-paiement soient respectés.

Assure la liaison avec d'ISI la comptabilité pour veiller à des délais de paiement appropriés et des paiements exacts.

Assure la liaison avec l'administrateur de paiement de tiers pour s'assurer de l'exactitude du traitement du paiement électronique.

Établit et maintient les fichiers de bureau, prend des rendez-vous et organise les salles de réunion, au besoin.

Compile des informations provenant de diverses sources et utilise les informations pour des usages tels que la génération de rapports.

Fait des audits et maintient divers rapports spécifiques à son lieu d'affaires en détectant les erreurs, les incohérences ou contradictions; effectue des corrections, et informe le personnel concerné de toute modification.

Met à jour et maintient les informations commerciales pertinentes via des fichiers informatiques ou départementaux.

Aide dans divers projets planifiés et non planifiés survenant dans le département à tout moment donné.

Rédige les correspondances et / ou présentations à être envoyées aux contacts internes et externes.

Responsable de la gestion de multiples projets pour de nombreux départements au sein d'un secteur d'activité ou dans plusieurs secteurs d'activité au besoin.

Interagit fréquemment avec les associés interdépartementaux et la gestion interdépartementale dans le but de résoudre les problèmes de charge de travail.

Maintient et favorise des relations de travail positives et professionnelles avec les associés et la gestion.

Respecte toutes les politiques, procédures, règles de sécurité et règlements appropriés.

Responsable de signaler tous les événements indésirables aux départements concernés.

Effectue les tâches connexes assignées.

PRIMARY DUTIES AND RESPONSIBILITIES :

Performs general administrative tasks such as handling the mail, typing, and maintenance of filling systems for the program.

As required, responsible for processing copayment requests for patients, pharmacies and / or physicians for programs offering copay assistance or concierge payments.

Liaise with Program managers to ensure copayment KPIs are met.

Liaise with ISI Accounting to ensure proper payment timeframes and accurate payments.

Liaise with 3rd party payment administrator to ensure accurate electronic payment processing.

Establishes and maintains office files, makes appointments and arranges meeting rooms as required.

Compiles information from various sources and utilizes the information for uses such as generating reports.

Audits and maintains various reports specific to his / her business location by checking for errors, inconsistencies or discrepancies; makes corrections and notifies appropriate personnel of any modifications.

Updates and maintains pertinent business information via computer or department files.

Assists with a variety of scheduled and unscheduled projects occurring in the department at any given time.

Drafts and types correspondence and / or presentations to be sent to internal and external contacts.

Responsible for managing multiple projects for many departments within a business segment or across multiple business segments as required.

Interacts frequently with inter-departmental associates and management for the purpose of resolving workload issues.

Maintains and promotes positive and professional working relationships with associates and management.

Complies with all appropriate policies, procedures, safety rules and regulations.

Responsible to report all Adverse Events to the assigned units / departments

Performs related duties as assigned.

EXPÉRIENCE ET NIVEAU D’ÉDUCATION REQUIS :

Éducation postsecondaire dans un domaine connexe

3-5 ans d'expérience dans un rôle administratif dans un cadre pharmaceutique

Connaissance approfondie de la suite d'applications Microsoft Office est essentielle. Précision éprouvée lors du traitement de grandes quantités de données;

Candidat(e) doit avoir de solides compétences en communication et en relations interpersonnelles;

Capacité à travailler de façon autonome et dans un environnement d'équipe;

Adaptabilité au changement et à acquérir de nouvelles compétences selon les besoins; et

Bilinguisme, français / anglais est requis

Le candidat retenu aura / pourrait avoir des contacts quotidiens avec des clients, des patients ou des pairs unilingues anglophones d'équipes interfonctionnelles.

EXPERIENCE AND EDUCATIONAL REQUIREMENTS :

Post-secondary education in a related field

3-5 years’ experience in an administrative role in a pharmaceutical setting

In-depth knowledge of the Microsoft Office Suite of applications is essential

Proven accuracy when processes large amounts of data;

Candidate must have strong communication and interpersonal skills;

Ability to work independently and in a team environment;

Adaptability to change and to learn new skills as required; and

Bilingualism, French / English is required

The successful candidate will (requirement) / may (asset) have daily contacts with unilingual English-speaking customers, patients or peers from cross-functional teams.

COMPÉTENCES , CONNAISSANCES ET APTITUDES REQUISES :

Aptitude à communiquer efficacement à l'oral et par écrit

Entregent

Compétences analytiques et mathématiques solides

Solides compétences organisationnelles; souci du détail

Capacité de résoudre les problèmes rapidement et efficacement

Capacité à représenter une image positive et professionnelle

Bonne connaissance de Microsoft Word, Excel, Power Point et Outlook

Aptitude à la mise en œuvre de processus résultant en des pratiques d'audit satisfaisants

Capacité à respecter systématiquement les échéances

Excellente compétences en résolution de problèmes; capacité à résoudre les problèmes avec efficacité et efficience

Solide sens des affaires et sens financier

MINIMUM SKILLS, KNOWLEDGE AND ABILITY REQUIREMENTS :

Ability to communicate effectively both orally and in writing

Strong interpersonal skills

Strong analytical and mathematical skills

Strong organizational skills; attention to detail

Ability to resolve issues quickly and efficiently

Ability to represent a positive and professional image

Strong knowledge of Microsoft Word, Excel, Power Point and Outlook

Ability to implement processes resulting in satisfactory audit practices

Ability to consistently meet deadlines

Excellent problem solving skills; ability to resolve issues effectively and efficiently

Strong business and financial acumen

What Cencora offers

We provide compensation, benefits, and resources that enable a highly inclusive culture and support our team members’ ability to live with purpose every day. In addition to traditional offerings like medical, dental, and vision care, we also provide a comprehensive suite of benefits that focus on the physical, emotional, financial, and social aspects of wellness. This encompasses support for working families, which may include backup dependent care, adoption assistance, infertility coverage, family building support, behavioral health solutions, paid parental leave, and paid caregiver leave. To encourage your personal growth, we also offer a variety of training programs, professional development resources, and opportunities to participate in mentorship programs, employee resource groups, volunteer activities, and much more.

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